İstanbul Teknik Üniversitesi Öğrenci İşleri Sistemine (sis.itu.edu.tr) giriş iki aşamalıdır. 1. Aşama İTÜ Giriş İlk aşamada İTÜ Giriş arayüzünde sizden İTÜ kullanıcı adınızı ve şifresini girmeniz istenmektedir. İTÜ kullanıcı hesabı şifrenizi unuttuysanız; Mobil Onay Sözleşmesi imzalayan kullanıcılar İTÜ/Giriş'te şifremi unuttum bağlantısını kullanarak cep telefonlarına gönderilen doğrulama koduyla İTÜ şifrenizi sıfırlayabilirsiniz, Mobil Onay Sözleşmesini imzalamadıysanız şifrenizi sıfırlamak için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'na başvurmanız gerekmektedir. 2. Aşama Pin Doğrulama İkinci aşamada Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından verilen User Id seçilip PIN'in girilmesi gerekmektedir. PIN'i unuttuysanız aşağıdaki linki kullanarak yeni PIN talebinde bulunabilirsiniz. http://www.sis.itu.edu.tr/EkYazilimlar/PinTalep/ İkinci aşamada sorulmakta olan PIN, İTÜ Öğrenci Numaranız ile ilişkili olan bir şifredir. Bu şifre üzerinde İTÜ/BİDB'nin (Bilgi İşlem Daire Başkanlığı) hiçbir yetkisi veya sorumluluğu yoktur. Dolayısı ikinci aşamada bu şifre veya pin ile ilgili sorularınızı lütfen İTÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na iletiniz.

Sınav sırasında kayıt altına alınan veriler bilgi işlem yöntemleriyle ve gerektiği durumlarda yetkili komisyonca incelenecektir. Bu incelemelerde; kopya çekme, kopya verme, aldatma, yanıltma gibi öğrencilik duruşuna uymayan davranışlar tespit edilirse, ilgili eylemde bulunan öğrencilerin sınavları geçersiz sayılacaktır ve haklarında Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği'ne göre işlem yapılabilecektir. Dolayısıyla nihai sonuçların açıklanması zaman alacaktır. Akademik takvimde sınav notlarının son giriş tarihi yer almaktadır.   .

Harcama Birimlerinden, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilen, ilgili yetkili tarafından  havale edilen istifa, izin onayı gibi istirdat onayı (borç evrağı) kontrol edilip, belge ekleri incelenir ve alacağa ilişkin fazla ödemenin mahiyeti tespit edilir. Borç hesaplaması cetveli kontrol edilir. Tespit edilen borcun, Muhasebe İşlem Fişi kesilir. Kişi borcu dosyası açılır. Ayrıca ilgili personel tarafından numarasına göre dosyalama işlemi yapılarak takibe alınır. İlgiliye borcun ödenmesi için tebligat gerçekleştirilerek, kişinin borcunun anaparası ve faizi belirtilerek son ödeme günü verilir. İlgili tahsilât işlemi gerçekleşirse dosya kapatılır. Ödeme gerçekleşmez ise dosya Hukuk Müşavirliğine aktarılır ve icra takibine alınır.

2019-2020 Bahar Dönemi ders programlarında ilan edilmiş dersleri vermekte olan eğitmenlerimizin Zoom Licenced hesapları otomatik olarak oluşturulmuştur. Araştırma Görevlisi olarak ders programında üzerinizde ders görünmekte ise Licensed Zoom hesabınız otomatik oluşturulmuştur. Üzerinizde herhangi bir ders yoksa, sadece ders yardımcılığı görevleriniz bulunmakta ise Zoom hesabınızı kendiniz açmalısınız. Henüz Zoom tarafında İTÜ/Giriş entegrasyon çalışmalarına ilişkin işlemler onaylanmadığı için Zoom sistemine girmek için öncelikle Zoom sitesinden Sign Up diyerek kayıt olmalısınız. Kayıt olurken İTÜ uzantılı e-posta adresinizi kullanmanız gerekmektedir. Kayıt sırasında belirleyceğiniz şifrenin İTÜ hesabınızın şifresi ile aynı olmamasına dikkat ediniz. Bu adımlardan sonra hesabınız Basic hesap türü ile açılacaktır. Yardımcısı olduğunuz dersler için dersin eğitmeni tarafından bir uzaktan eğitim oturumu oluşturulduğunda bir e-posta ve bildirim alacaksını. Uygulama saatlerinde Zoom üzerinde canlı ders verebilmek için bu e-posta ya da bildirimdeki bağlantıyı takip ederek Zoom uygulaması üzerinden ders katılım sağlamalısınız. Sonrasında dersin eğitmeni sizi yardımcı ev sahibi (co-host) olarak atayacak ve ders vermek üzere yetkilere sahip olacaksınız. Dersin eğitmeni (host) olarak toplantıyı terk ederse otomatik olarak ev sahibi siz olacaksınız.

Öğrenci katkı payı, vergi, nakdi teminat vb. tahsilât işlemleri muhasebe servisince kesilen Muhasebe İşlem Fişlerine istinaden vezne servisince tahsil edilir. Teminat mektupları geçici ve kesin olmak üzere ikiye ayrılır. İlgililer tarafından getirilen teminat mektupları muhasebeleştirme işlemi yapıldıktan sonra kasada muhafaza edilir. Teminat mektupları mevzuatına uygun olarak vekâlet, SGK ve vergi borcuna bakılarak ilgililere iade edilir. Kasa fazlası sistemine girişi yapılarak, banka yetkililerine teslimat müzekkeresi imzalatılarak bankaya gönderilir. Bankaca yapılan tahsilâtlar dekontların muhasebe birimine gelmesinden itibaren mevzuatına uygun olarak muhasebeleştirilir.

Firma ödeme yapmayacaksa, portala staj kaydınızı oluştururken banka bilgisi,IBAN No, Mersis no gibi alanları boş bırakabilirsiniz Staj kaydınızı oluşturduktan sonra sistemden alacağınız Staj sözleşmesi ve EK-1 formundan sözleşme firma tarafından imzalanmayabilir (sözleşme üzerinde ilgili maddeler silinmeyecektir) ancak EK-1 formu mutlaka firma yetkilisince imzalanmış olmalıdır. Staj Sözleşmesi ve EK1 formu sadece staj sözleşmesindeki firma onayı olmadan diğer tüm onaylar tam olacak şekilde sisteme yüklenmiş olmalıdır

Red ve iadeler; bütçe geliri olarak nakden veya mahsuben yapılan tahsilâttan fazla ve yersiz alındığı tespit edilen meblağların ilgililerine geri ödenmesi işlemlerinin izlenmesi için kullanılır. İade talebi ile gelen evrakının ekleri kontrol edilerek maddi hata olup olmadığı tespit edilir. Sisteme giriş işlemi gerçekleştirilir. Kanunda belirtilen tarihte Muhasebe İşlem Fişi düzenlenerek ödemesi yapılır. Yetkililerin kontrol ve imzasından sonra ilgili personelce gönderme emri belgesi ile ilgilinin banka hesaplarına aktarılır.

Üniversitenin Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğünden gelen Tübitak, Santez, Avrupa Birliği, Farabi ve Özel Projelere ait ödeme emri belgesi, muhasebe işlem fişi ekindeki evraklar teslim alınır. Yetkililerin imzaları, hak sahibinin kimliği, mevzuatta belirtilen belgelerin eklenip eklenmediği, proje yöneticisinin kimliği ve ödeme emri belgesindeki maddi hata kontrol edilir. Vezne servisince hak sahibinin vergi, icra, SGK prim borcu sorgulanır. İlgili memur tarafından say2000i sisteminden kaydı gerçekleştirilen evraklar için gönderme emri belgesi hazırlanır, listesi kontrol edilerek imzalanır ve bankaya gönderilir.

Doğal Dil İşleme alanında uzmanlaşan ve ABD'ye ilk lisanslamayı yapan programın kurucu üyesi Doç. Dr. Gülşen Eryiğit; özel sektörde Siemens, Aygaz, Migros ve Farplas gibi alanında yetkin şirketlerde yapay zeka ve akıllı algoritmalar ile analiz geliştirme, derin öğrenme ile alanın teoriden pratiğe dönüştürülmesi çalışmaları yapan Prof. Dr. Gözde Ünal; Scholar listesinde altıncı olmuş dedektör elektroniği alanında önde gelen çalışmalar yapan Fizik Mühendisliği bölümünden Doç. Dr. Altan Çakır ve dünyada ilk kez yeni nesil Wi-Fi ağlar için aynı anda kablosuz enerji ve veri transferi çalışmaları yapan ve Türkiye’de ilk kez kurulmuş olan İTÜ Yapay Zeka ve Veri Bilimi Uygulama ve Araştırma Merkezi’nin müdürü Doç. Dr. Berk Canberk gibi birçok önemli isim çalışmalarını sürdürmektedir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, harcama birimlerince istenilen bilgileri sağlamak ve malî konularda danışmanlık hizmeti vermekle yükümlüdür. Bu amaçla malî yönetim ve kontrol ile denetim konularında gerekli bilgi ve dokümantasyonu, yetki ve görevleri çerçevesinde oluşturma ve bilgilendirme işlemlerini yürütmektedir.

Ödeme emirleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç dört iş günü içinde incelenir, uygun bulunanlar muhasebeleştirilerek tutarları hak sahiplerinin banka hesabına aktarılır. Eksik veya hatalı olan ödeme emri belgesi ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç, hata veya eksikliğin tespit edildiği günü izleyen iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine Hata ve Noksanı Bulunan Tahakkuk Evrakı Listesi düzenlenerek, yazılı olarak gönderilir. Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimine verilenler, en geç iki iş günü sonuna kadar incelenerek muhasebeleştirme ve ödeme işlemi gerçekleştirilir.

Öğrenci İşleri (Otomasyon) şifresi veya pini Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından verilen ve İTÜ Öğrenci Numaranız ile ilişkili olan bir şifredir. Bu şifre üzerinde İTÜ/SKS'nin (Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı) hiçbir yetkisi veya sorumluluğu yoktur. Dolayısı ile bu şifre veya pin ile ilgili sorularınızı lütfen İTÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'na iletiniz.

İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.  Görev ve yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir.

Ön ödeme, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla; ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları yılları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir. Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. İlgili kanunlarına göre, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avanslar kendilerine veya şahsi mutemetlerine verilebilir. Ön ödemeler hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılır. Yılları merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen tutara kadar olan yapım işleri, mal ve hizmet alımlarına ilişkin giderler ile benzeri giderler için avans verilebilir. İlgili kanunlarında hüküm bulunması halinde, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı avans verilebilir. Yetkili mercilerce ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücretler avans olarak verilebilir. Üniversitemiz birimlerince harcama yetkilisi mutemetlerine verilmek istenen avanslara ve kredilere ait Muhasebe İşlem Fişlerinin birimimize ulaşmasının ardından gerekli kontroller yapıldıktan sonra ilgililerin banka hesaplarına aktarılır. Avans ve kredilere ait mahsup işlemi mevzuata uygun olarak ilgili memur tarafından gerçekleştirilir. Mahsup işleminde, avans ve kredinin konusunu teşkil eden fatura ve onay belgesi aranır. Mahsup süresi avanslarda avansın alındığı tarihten itibaren 1 ay, kredilerde ise 3 aydır. Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır. Mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır. Kanunen geçerli bir mazereti olmaksızın avanslarını süresinde mahsup etmeyen mutemetler hakkında, ayrıca tabi oldukları personel mevzuatının disiplin hükümlerine göre de işlem yapılır. Kurum içi veya kurum dışından görevlendirilenlere yolluk ve diğer giderleri karşılığı verilen avanslardan süresinde mahsup edilmeyenler hakkında özel kanunlarındaki hükümler uygulanır.

Harcama birimlerinin, ihale kanunlarına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı Kamu İhale Kurumu tarafından doğrudan temin için belirlenen limit üstü mal ve hizmet alımları, sermaye giderleri ile her türlü sözleşme ve akitler ön kontrole tabidir. Bu tutarlara katma değer vergisi dahil değildir. Kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde oluşturulan iki nüsha işlem dosyası harcama yetkilisi tarafından sözleşme imzalanmadan ve idare taahhüt altına girmeden önce Başkanlığa gönderilir. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünce en geç on işgünü içinde kontrol edilecektir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, işlem dosyasının bir nüshası ile birlikte aynı süre içinde harcama yetkilisine iletilir.

Üniversitenin harcama birimlerinden gelen, kontrolü yapılan, Ödeme Emri Belgesi, Muhasebe Yetkilisine verilir. Yetkililerin imzaları, hak sahibinin kimliği, mevzuatta belirtilen belgelerin eklenip eklenmediği ve ödeme emri belgesindeki maddi hata kontrol edilir. Vezne servisince hak sahibinin banka hesabına aktarılır.

2015 yılından önce başlayan Tübitak projeleri 2015 yılı öncesi başlayan projelerde Kurum hissesi Bölüm/Enstitü payında ibarettir; proje yürütücüsünün bağlı olduğu birim yetkilisinin (Bölüm başkanı / Enstitü müdürü) yazılı talebi ve proje yürütücüsünün uygun görüşü ile projenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, birimin Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere harcanır. Kurum payları sarf/cihaz/hizmet ve yolluk ödemelerinde; harcamalar Ar-Ge kapsamında olmak kaydıyla kullanılmaktadır. Ar-Ge kapsamında olmayan harcamaların Tübitak tarafından iadesi istenmekte olup, bu konuda sorumluluk kurum payı harcama yetkilisindedir. Kurum Payı, diğer harcamalar gibi doğrudan temin veya avans yoluyla harcanır. Kurum payı harcamalarının da diğer kalemlerdeki harcamalar gibi proje bitiş tarihinden önce yapılması gerekmektedir. 2015 yılı ve sonrasında sonra başlayan Tübitak projeleri 2015 yılı ve sonrasında başlayan projelerde kurum paylarının kullanım süresi proje bitiş tarihinden itibaren 3 aydır. Kurum payları sarf/cihaz/hizmet ve yolluk ödemelerinde; harcamalar Ar-Ge kapsamında olmak kaydıyla kullanılmaktadır. Ar-Ge kapsamında olmayan harcamaların Tübitak tarafından iadesi istenmekte olup, bu konuda sorumluluk kurum payı harcama yetkilisindedir. Kurum payları harcamalarında; Bölüm Kurum Payında Bölüm Başkanı, Dekanlık Kurum payında ise Dekan Harcama Yetkilisi olarak belirlenmiştir. Dekan ve Bölüm Başkanı projenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde AR-GE faaliyetleri kapsamındaki alımlar için, Proje yürütücüsünün onayına ihtiyaç olmadan bu payı kullanabilirler. Rektörlük Kurum Hissesi payının harcanmasında ise Ar-Ge’den sorumlu Rektör Yardımcısı Harcama Yetkilisidir.   Kurum payı yazısı örneğine İTÜ BAP sitesinden ulaşılabilir: http://bap.itu.edu.tr

Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler, harcama yetkililerince ilgili birime yazılı olarak bildirilir. Birim tarafından bu tür işlemlerin kayıtları tutulacak ve aylık dönemler itibariyle Rektörlük Makamına bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur.

Mozaik üniversitemizin akademik ve idari birimlerinin kolay ve hızlı bir şekilde websitesi oluşturmasına olanak sağlayan bir sistemdir. Sistemin kullanılması için herhangi bir teknik bilgiye ihtiyaç olmayıp, içerik yönetimi tamamen web tabanlı olarak yapılabilmektedir.Mozaik sisteminden faydalanmak için birim yetkilisini BİDB'ye dilekçe yazılması yeterlidir. Dilekçede sitenin ismi ve içerik düzenleme için yetkilendirilecek kişilerin bilgilerinin bulunması gereklidir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 41. maddesine dayanılarak hazırlanan ve 17/03/2006 tarih ve 26111 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren İdarelerce Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin birim faaliyet raporu alt başlıklı 10. maddesinde; - "Birim faaliyet raporu; genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumları ve mahalli idarelerin bütçelerinde kendisine ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri tarafından hazırlanır" - "Birim faaliyet raporu hazırlayan harcama yetkilileri, raporun içeriğinden ve raporda yer alan bilgilerin doğruluğundan üst yöneticiye karşı sorumludur"  - "Üst yönetici, harcama birimlerinin faaliyetlerini ve performansını izleyebilmek amacıyla, harcama yetkililerinden üç veya altı aylık birim faaliyet raporları isteyebilir" denilmektedir.

Kamu idarelerinin hesapları mali yıl esasına göre tutulur. bir mali yıl  başından sonuna kadar yapılan bütün işlemler ile mali yıl geçtikten sonra, mahsup dönemi içerisinde önceki mali yıla ilişkin olarak yapılan mahsup işlemlerini kapsar. Bütün mali işlemleri kapsayan mali tablo, rapor, defter, cetveller ve sayım tutanaklarından oluşmakta ve görev başındaki muhasebe yetkilisi tarafından, mevzuatında belirtilen süre içerisinde yetkili mercilere verilir. Bir örneği de muhasebe biriminde saklanır. Harcama yetkilileri tarafından Sayıştaya verilecek taşınır yönetim hesabı; önceki yıldan devreden taşınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkışı yapılan taşınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yıl sonunda yapılan sayım sonucu bulunan fazla ve noksanları gösterir. Harcama yetkilisi, muhasebe yetkilisince onaylanmış cetvellerin bir nüshasını, Sayıştay Başkanlığınca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Sayıştay Başkanlığına, bir nüshasını ise malî yılı takip eden ay sonuna kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (taşınır konsolide görevlisi) gönderir. Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir.

Stratejik plan hazırlamakla yükümlü olacak kamu idarelerinin ve stratejik planlama sürecine ilişkin takvimin tespitine, stratejik planların kalkınma planı ve programlarla ilişkilendirilmesine yönelik usul ve esasların belirlenmesine Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı yetkilidir.

Laboratuvar Yöneticisi ve Ayniyat Saymanı görevlendirmeleri İTÜ PORTAL üzerinden birim yöneticisi üzerinden yapılmaktadır.

Satınalımı gerçekleştirilmiş yeni demirbaş eşyaların garanti süresi devam ettiği müddetçe herhangi bir işlem yapılmaz. Kullanımı devam eden demirbaş eşyanın  zamanla yıpranması ve kullanım ömrünü tamamlaması sonucunda gerekli yazışmalar yapılarak zimmetten düşürülür.

Bilgiyi kritik bir bakış açısıyla inceleyerek analiz edebilecek, matematiksel hesaplamalar ile yapay zeka tekniklerini özel bir problem alanına uygulayabileceklerdir. Bunun yanı sıra problemleri soyut olarak değerlendirmeye, analitik ve matematiksel sonuçları bireysel veya gruplar içerisinde görselleştirmeye, sunma ve aktarmaya hazır hale geleceklerdir. Ayrıca tasarlanmış bir sistemde veri güvenilirliğini sağlamak konusunda da yetkinleşeceklerdir.

Sürekli kullanım sonucu tüketilip yeniden alınan malzemelerdir. Örneğin kağıt, tuvalet kağıdı, kalem , toner gibi.

Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol görevini yürütenler malî işlem sürecinde görev alamazlar.