Merhaba,
Zorunlu Staj Belgesi: Stajın zorunlu olduğuna dair onaylı belge, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından alınabilir.
Sigortayı Üniversitenin Yapacağına Dair Belge: EK1 Formu (Staj Başvuru Formu)’nda stajın ‘Zorunlu’ olduğu, Staj Sözleşmesinde ise zorunlu staj sigortasının üniversitemiz tarafından yapılacağı belirtilmiştir. İlgili form ve sözleşme, staj kaydı portal sistemine yaptıktan sonra ilgili staj kaydının detay bölümünden indirilebilir.
Sigorta İşe Giriş Belgesi: Staj sigorta işe giriş işlemi, staj süreçlerinde belirtilen ve stajdan önce yapılması gereken işlemler tamamlandıktan sonra yapılacaktır.
STAJ SÜRECİ
1- Öğrenci, staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar portal sistemine ( https://portal.itu.edu.tr/ ) İTÜ kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yaparak staj kaydını oluşturur.
2- Öğrenci, staj başlangıç tarihinden en geç 10 gün öncesine kadar (10 gün kaldığında sistem belge yüklemeye kapanır) 'Staj Sözleşmesi ve Ek-1 (Staj Başvuru Formu)' belgesi ile ‘Öğrenci Staj Çalışma Takvimi’ belgesinin çıktısını ilgili staj kaydının detay alanına girerek indirip imzaladıktan sonra firmaya da onaylatır. Eğer resmî tatil ve/veya hafta sonu çalışma varsa firmadan ilgili günlerde staj çalışması yapılacağına dair resmi ve onaylı belgeyi de alarak belgeleri tek pdf dosyası halinde portal sistemi staj verisindeki ilgili alana yükler.
3- Bölüm staj komisyonu, staj başlangıç tarihinden en geç 4 gün öncesine kadar staj başvurusunu portal sistemi üzerinden değerlendirerek uygun bulması durumunda sistem üzerinden onaylar, uygun bulmaması durumunda ise gerekçesini belirterek stajı sistem üzerinden reddeder.
!!! ÖNEMLİ UYARI: Staj başvurunuzun durumunu, staj başlangıç tarihinden en geç 4 gün önce mutlaka kontrol ediniz. Belgelerinizi sisteme yüklemiş olmanıza rağmen henüz bir onay veya ret işlemi görmüyorsanız, vakit kaybetmeden bölüm staj komisyonunuzla iletişime geçiniz. Komisyon onayı verilmeden sigorta giriş işlemleriniz yapılamaz ve staja başlamanız mümkün değildir.
4- Bölüm staj komisyonu tarafından uygun görülmeyerek reddedilen staj başvuruları, öğrenci tarafından portal sistemi üzerinden ilgili staj verisine erişilerek görüntülenir. Yeni bir staj başvurusu yapılmak istenmesi durumunda, komisyonun belirttiği ret gerekçesi/gerekçeleri ve süre kısıtlamaları dikkate alınmalıdır. Bu doğrultuda, staj süreçleri en baştan başlatılarak staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar yeni bir başvuru gerçekleştirilebilir.
5-Bölüm staj komisyonu, stajın fakülte onayını sadece elektronik olarak portal sistemi üzerinden yapacak olup, belgelere ayrıca komisyon tarafından ıslak imza, mail yoluyla onaylama… vb işlem yapılmaz.
6-Kariyer ve Staj Merkezi, bölüm staj komisyonunun uygun bularak onayladığı staj başvurusunun sigorta işe girişini staj başlangıç tarihinden 3 gün önce yapar (pazartesi günü başlayacak staj için cuma günü) ve 'Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi' belgesini portal sistemine yükler. Belge sisteme yüklendiğinde öğrencinin İTÜ mail adresine ve staj kaydında girmiş olduğu firma mail adresine sistem tarafından gönderilir.
7- Öğrenci, 'Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi' belgesinin çıktısını alarak staj başlayacağı gün firmaya giderken yanında hazır bulundurur.
8- Öğrenci, staja başladıktan sonra, stajın ilk 5 günü içerisinde Ek-2 (Staj Başlangıç Formu) belgesinin çıktısını alıp firmaya onaylatarak belgeyi sisteme geri yükler.
9- Öğrenci, portal sisteminden staj raporu kapak ve staj raporu taslak sayfaları indirir ve staj raporu taslak sayfasını çoğaltarak her gün için ayrı taslak sayfası kullanarak düzenlemeye başlar.
10- Kariyer ve Staj Merkezi, öğrencinin staj bitiş tarihinden itibaren 3 gün içerisinde sigorta işten ayrılış işlemini yapar ve 'Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi' belgesini portal sistemine yükler. Belge sisteme yüklendiğinde öğrencinin İTÜ mail adresine ve staj kaydında girmiş olduğu firma mail adresine sistem tarafından gönderilir.
11- Öğrenci, stajın son günü Ek-3 (Staj Bitiş Formu) belgesini sistemden indirip pratik çalışma bilgilerini doldurarak belgenin çıktısını alır ve belgeyi firmaya onaylatarak staj bitiş tarihinden itibaren 5 gün içerisinde portal sisteme yükler.
12- Öğrenci, staj raporu kapak ve taslak sayfalarındaki öğrenci ve firma imza/onaylarını tamamlar ve kontrol ederek eksik onay kalmadığından emin olur.
13- Öğrenci, yaz döneminde yapılan stajlar için, akademik yılın başlama tarihinden itibaren en fazla 1 ay içerisinde, dönem içi stajlarda staj bitimini takip eden 15 gün içerisinde; tüm belgelerin öğrenci ve firma onayları tam olmak üzere: Kapak ve taslak sayfaları, Sözleşme/Ek1, Öğrenci Staj Çalışma Takvimi, resmî tatil/hafta sonu çalışma belgesi (çalışma varsa), Ek2, Ek3 belgelerini rapor haline getirir ve portal sistemi ilgili staj kaydındaki rapor yükleme alanına yükler.
14- Bölüm staj komisyonu, raporu İTÜ Staj Genel Esaslarında belirtilen süre içerisinde değerlendirerek biçim ve içerik olarak incelediği raporu kabul eder ya da düzeltme ister. Staj raporu için düzeltme istenmesi durumunda, öğrencinin düzeltme talebinin öğrenciye iletildiği tarihten itibaren iki haftalık süresi vardır. Bölüm staj komisyonu öğrencinin staj raporunun değerlendirmesini en geç iki hafta içinde tamamlar.
15- Staj raporunun kabul edilmesi durumunda staj başarılı; düzeltme istenen raporun zamanında teslim edilmemesi veya ikinci kez reddedilmesi durumunda ise staj başarısız sayılır.
Staj Süreci Takip Listesi
En geç staj başlangıç tarihinden 15 gün öncesine kadar: Portal üzerinden staj kaydını oluştur.
En geç staj başlangıç tarihine 10 gün kalana kadar (10 gün kaldığında sistem belge yüklemeye kapanır): Staj Sözleşmesi ve Ek-1 (Staj Başvuru Formu), Öğrenci Staj Çalışma Takvimi, resmî tatil ve/veya hafta sonu çalışma varsa firmadan ilgili günlerde staj çalışması yapılacağına dair resmi ve onaylı belge alıp tek pdf dosyası haline getirerek sisteme yükle.Staj sözleşmesi ve Ek-1 (Staj Başvuru Formu) ile Staj Çalışma takvimi belgelerindeki öğrenci ve firma onaylarının tamamlanmış olduğundan emin ol.
En geç staj başlangıç tarihinden 4 gün önce: Bölüm staj komisyonu başvuruyu değerlendirir. Uygun ise onaylar uygun bulmuyorsa ret nedenini belirterek başvuruyu reddeder.
Staj başlangıç tarihinden 3 gün önce: Kariyer ve Staj Merkezi, onaylı stajların sigorta işe giriş işlemini yapar ve sigorta belgesini portal sistemine yükler. Belge aynı zamanda öğrencinin İTÜ mail adresine ve firma mail adresine sistem tarafından gönderilir. Staja başladığın gün firmaya girişte sorun yaşamamak için sigorta belgenin çıktısını al ve stajın ilk günü yanına almayı unutma.
Stajın ilk 5 günü içinde: Ek-2 Staj Başlangıç Formu’nu firmaya onaylatıp sisteme yükle.
Staj süresince: Günlük staj raporu taslaklarını doldur.
Stajın son günü: Staj raporu kapak ve taslak sayfalarındaki öğrenci ve firma imza/onaylarının tam olduğunu kontrol et ve eksik onay varsa tamamla. Ek-3 (Staj Bitiş Formu) onaylat ve bitişi takip eden 5 gün içinde sisteme yükle.
Staj raporunu belirlenen sürede yükle: Yaz döneminde yapılan stajlar için, akademik yılın başlama tarihinden itibaren en fazla 1 ay içerisinde, dönem içi stajlarda staj bitimini takip eden 15 gün içerisinde; tüm belgelerin öğrenci ve firma onayları tam olmak üzere: Kapak ve taslak sayfaları, Sözleşme/Ek1, Öğrenci Staj Çalışma Takvimi, resmî tatil/hafta sonu çalışma belgesi (çalışma varsa), Ek2, Ek3 belgelerini rapor haline getir ve portal sistemi ilgili staj kaydındaki rapor yükleme alanına yükle.
İyi çalışmalar.