Avans Senedi, Mutemet Yazısı (Projeden yürütücü haricinde bir kişinin avans talep etmesi durumunda istenmektedir) Yolluk avanslarında en erken seyahatten 15 gün önce başvuruda bulunulabilmektedir, görevlendirme yazıları da avans senediyle birlikte teslim edilmelidir. Form örneklerine ve ek bilgilere İTÜ BAP sitesinden ulaşılabilir: http://bap.itu.edu.tr Harcama Talimatı Onay Belgesi ve Ödeme Emri Belgesi MYS üzerinden BAP Birimi personeli tarafından düzenlenmektedir.

Ayrıntılı Finans Programının hazırlanmasına ilişkin Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği Maliye Bakanlığı’nca yayınlanır. Harcama birimleri, bütçelerinde yer alan ödeneklerin aylara dağılımını içeren Ayrıntılı Finans Programının ilişkin tekliflerini talimatta belirtilen ilke ve esaslar doğrultusunda hazırlayarak, Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazılı ve sistem üzerinden gönderir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından konsolide edilen Ayrıntılı Finans Programı teklifi, üst yönetim onayına sunularak Maliye Bakanlığı’na gönderilir. Bakanlıkça vize edilen Ayrıntılı Finans Programı, detay dağılımları e-bütçe sistemine giriş yapılarak onaylanır. E-bütçe sisteminde onaylanan Ayrıntılı Finans Programı harcama birimlerine bir üst yazı ekinde gönderilir. Ayrıntılı Finans Programına uygun olarak ödenek gönderme belgesi düzenlenir ve ödenekler serbest bırakılır.

İSTKA proje ödenekleri, gecelik repo ve 32 günlük blokeli-vadeli hesap olmak üzere iki yatırım aracı ile değerlendirilmektedir. Buna bağlı olarak; -Kullanılabilir ödenek, proje hesabı bakiyesi olup ödemelerin bu bakiyeye göre planlanması gerekmektedir. Blokeli vadeli hesaptan proje hesabına ödenek aktarımı yalnızca İSTKA talimatı yapılabilmektedir. Aktarım için proje yürütücüsü/koordinatörünün İSTKA’ya başvurusuyla birlikte blokeli hesabın vade bitimi dikkate alınmaktadır. -Gecelik repo işlemleri sebebiyle İSTKA hesaplarından ödemeler saat 14:30’a kadar yapılmaktadır.