-Proje hesabı dışından yapılan harcamalar, -Her ne sebeple olursa olsun projenin sözleşmede belirtilen bitiş tarihinden sonra düzenlenen faturalarla yapılan harcamalar, (Ödemelerin olası gecikmeler -ihale süreci, mal/hizmet teslimindeki gecikmeler, yurtdışı alım, gümrük işlemleri vb.- dikkate alınarak planlanması gerekmektedir.) -Üniversitemize ait işletmeler (döner sermaye vb.) ile proje ortakları veya iştiraklerinden yapılan alımlar, - Her türlü ceza, gecikme zammı, faiz, kur farkı vb. giderler, - Proje bütçesine göre süre/miktar kıstına uymayan harcamalar, (Örnek olarak, proje bütçesinde birim maliyeti 100-TL üzerinden 10 adet alınması için 1.000-TL ödenek ayrılan malzemeden 5 adet alım yapılması durumunda uygun maliyet 500-TL olacak, bu tutarın üzerindeki harcama uygun olmayan maliyet olarak kabul edilecektir.) -Proje yürütücüsü veya personeli tarafından İSTKA’ya gönderilen belgelerle (personle zaman çizelgesi vb.) uyumsuz/tutarsız olan harcamalar.

bapsis.itu.edu.tr sisteminden aşağıdaki koşullarda ek bütçe talebinde bulunabilirsiniz; Proje yürütücüsünün gerekçeli talebinin Komisyon tarafından uygun görülmesi durumunda proje türleri için sağlanabilecek ek kaynak miktarı destek üst limitini geçmemek üzere, desteklenen proje bütçesinin en fazla %50’ i ile sınırlıdır. Ek bütçe talep ile ilgili klavuza bapsis.itu.edu.tr sistemi yardımcı bilgiler menüsünde yer alan "Devam Eden Projelerde Değişiklik Talepleri, Rapor ve Yayın İşlemleri Klavuzu" dan ulaşılabilirsiniz.

İSTKA proje ödenekleri, gecelik repo ve 32 günlük blokeli-vadeli hesap olmak üzere iki yatırım aracı ile değerlendirilmektedir. Buna bağlı olarak; -Kullanılabilir ödenek, proje hesabı bakiyesi olup ödemelerin bu bakiyeye göre planlanması gerekmektedir. Blokeli vadeli hesaptan proje hesabına ödenek aktarımı yalnızca İSTKA talimatı yapılabilmektedir. Aktarım için proje yürütücüsü/koordinatörünün İSTKA’ya başvurusuyla birlikte blokeli hesabın vade bitimi dikkate alınmaktadır. -Gecelik repo işlemleri sebebiyle İSTKA hesaplarından ödemeler saat 14:30’a kadar yapılmaktadır.

bapsis.itu.edu.tr sistemi Yardımcı Bilgiler menüsünde yer alan "Devam Eden Projelerde Değişiklik Talepleri, Rapor ve Yayın İşlemleri Klavuzu"nda yer alan adımları izleyerek harcama kalemi değişikliğinde bulunabilirsiniz. Harcama kalemi değişiklikleri komisyon gündeminde görüşülmektedir. Toplantı durumuna göre sonuçlanma süreleri değişiklik göstermektedir. Sonuçlanan konisyon kararı ile ilgili proje yürütücüsüne mail ile bildirim yapılmaktadır. ayrıca bapsis üzerinde de durum takibi yapılabilmektedir.

Proje Ara/Sonuç Raporları BAP Komisyonunu gündemine alınıp görüşüldükten sonra sonuçlandırılır. Süreç bapsis.itu.edu.tr sisteminizdeki proje işlemlerinden takip edilebilir.

-Proje yürütücüsü tarafından, varsa ek süre dahil proje bitiş tarihini müteakip en fazla 2 ay içerisinde sonuç raporunun mali hususlarını içeren bölümü kurumun ilgili birimine teknik hususlarını içeren bölümü ise Bakanlığa teslim edilir. -Yapılan harcamaların proje bütçesi ile uygunluğu ve katkı payları kurum tarafından kontrol edilir. -Projeye ait “banka hesap dökümü” ve formatı Bakanlıkça belirlenen “Proje Sonuçlandırma Tutanağı” proje yürütücüsünün raporu teslim ettiği tarihten itibaren en geç 2 ay içerisinde kurum tarafından Bakanlığa teslim edilir. -Bakanlığa gönderilen proje sonuçlandırma tutanağı esas alınarak hesapta kalan bakiye firma ve Bakanlık hesaplarına iade edilir. -Proje sonuçlandırma işlemleri, varsa ek süre dâhil proje bitiş tarihinden itibaren 6 ay içerisinde tamamlanır.

-Proje yürütücüleri, AFAD internet sayfasında yayımlanacak sonuç raporu formatına uygun olarak hazırladıkları proje sonuç raporunu, projenin tamamlanmasından itibaren en geç bir ay içerisinde Proje İzleme ve Değerlendirme Grubuna sunarlar. -Proje İzleme ve Değerlendirme Grubu tarafından hazırlanan değerlendirme raporu, Yönlendirme Komisyonu tarafından hazırlanan tutanak ile birlikte onaylanmak üzere Başkana sunulur. -AFAD tarafından desteklenen çağrılı ve güdümlü projelerin yürütülmesi esnasında veya sonucunda ortaya çıkan eser, buluş, endüstriyel tasarım ve teknik bilgi gibi her türlü fikrî ve sınai ürünün mülkiyet hakkı AFAD’a aittir. -AFAD tarafından desteklenen projelerin yürütülmesi esnasında veya sonucunda ortaya çıkan eser, buluş, endüstriyel tasarım ve teknik bilgi gibi her türlü fikrî ve sınai ürün üzerinde AFAD bedelsiz bir lisans hakkına sahip olur. Projenin sonucunda 5/12/1951 tarihli ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında bir eserin ortaya çıkması durumunda proje yürütücüsü, 5846 sayılı Kanunda düzenlenen işleme, çoğaltma, temsil, basım, yayım, dağıtım gibi bütün mali hakları kapsayan basit ruhsatı AFAD’a sağlamakla yükümlüdür. Proje sonucunda ortaya çıkan fikrî ve sınai mülkiyet hakkının AFAD tarafından ekonomik olarak değerlendirilmesi sonucunda elde edilecek gelir, genel bütçeye gelir olarak kaydedilir. -Sivil toplum kuruluşları tarafından yürütülen projeler sonucunda ortaya çıkan ürünün üretim hakkı, bu hakkı kullanmak istemesi hâlinde projeyi yürüten kuruluşa verilebilir. Bu durumda AFAD, proje sonucunda ortaya çıkan ürün gelirinden proje sözleşmesine hüküm koymak suretiyle belirli bir ekonomik değer talep eder. -Sonuçlandırılan projelerde üretilen temel veya teknolojik bilgiler AFAD tarafından uygun bulunan süre içinde AFAD’a bağlı Türkiye Deprem Veri Merkezine aktarılır.

Üniversitenin Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğünden gelen Tübitak, Santez, Avrupa Birliği, Farabi ve Özel Projelere ait ödeme emri belgesi, muhasebe işlem fişi ekindeki evraklar teslim alınır. Yetkililerin imzaları, hak sahibinin kimliği, mevzuatta belirtilen belgelerin eklenip eklenmediği, proje yöneticisinin kimliği ve ödeme emri belgesindeki maddi hata kontrol edilir. Vezne servisince hak sahibinin vergi, icra, SGK prim borcu sorgulanır. İlgili memur tarafından say2000i sisteminden kaydı gerçekleştirilen evraklar için gönderme emri belgesi hazırlanır, listesi kontrol edilerek imzalanır ve bankaya gönderilir.