İtü webmail'inizden aşağıda belirtilen mail adreslerine yine aşağıda belirtildiği gibi mail atmanız gerekmektedir . Mailinizin Ek kısmına T.C Kimlik/Yabancı Kimlik / Pasaport'unuzun önlü arkalı fotoğrafını koymanız gerekmektedir .   İTÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ; ........... T.C Kimlik numaralı/Yabancı Kimlik Numaralı / Pasaport Numaralı  ........ ........... İsimli ......... Okul Numaralı ....... Fakülte ..... Bölümünde Aktif/Mezun Öğrencinizim . ../../.... Tarihinde ... Adet Türkçe/İngilizce dilindeki Öğrenci/Transkript Belgesini  ............. T.C Kimlik Numaralı/Yabancı Kimlik Numaralı / Pasaport Numaralı ........ ........... İsimli ......... Okul Numaralı  ..... Fakülte .... Bölümündeki kişiye verilmesini talep ediyorum .   Saygılarımla   ** Belgeyi Alacak kişi İtü'de Aktif öğrenci değil ise Altı çizili kısımların doldurulması gerekmemektedir . **Alınacak belge Mezun öğrenciye ait ise adet başına 2 TL ücret yatırılmalıdır(Örnek ; 5 Adet Transkript Alınacak ise toplam 5 belgeden 10 TL olacak şekilde ) , Ücret Ayazağa kampüsünde bulunan vakıfbank'a yatırılıp evrakları alacak kişi ile beraber başkanlığımıza başvurması gerekmektedir .Ücreti Evrakları almaya gelen kişi yatırabilir fakat açıklama kısmına evrakların kime ait olduğu yazılmalıdır . **Aktif öğrencilerimiz günde 3 adet belgelerini ücretsiz şekilde alabilir.Bir günde 3 adetden fazla belge alınmasını isteyen Aktif öğrencilerimiz 3 adet evrakdan sonraki her adet için 2 TL ücret yatırmak durumundadır . (Örnek Gün içerisinde 8 adet evrak alınmasını isteyen Aktif öğrencimiz için 5 adet evrak ücreti olan 10 TL yatırmak durumundadır ) ,Ücreti Evrakları almaya gelen kişi yatırabilir fakat açıklama kısmına evrakların kime ait olduğu yazılmalıdır .Günlük 3 Adet evrağa kadar ücret yatırılması gerekmemektedir . ** Evrağı teslim alacak kişi Başkanlığımıza geldikten sonra "Diğer Belgeler" Sıra numarası aldıktan sonra işlemlerini gerçekleştireceklerdir . **Ücretleri yatırmak için herhangi bir hesap numarasına veya Iban bilgisine ihtiyaç duyulmamaktadır . Ayazağa kampüsü'ndeki Vakıfbanka gittiğinizde sıra numarası aldıktan sonra İTÜ Öğrenci İşlerine Belge ücreti ödemek istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır . **İTÜ Webmailinden atılmayan -@itu.edu.tr uzantılı olmayan- mailler ve Ek kısmına T.C Kimlik/Yabancı Kimlik / Pasaport önlü arkalı fotoğrafını koymayanların mailleri dikkate alınmayacaktır (İTÜ Webmail Kullanıcı Adı ve Şifresi ile ilgili sorularınızı lütfen İTÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletiniz ) . ** Aktif Öğrencinin staj yapmasının zorunlu olduğunu belirten yazının öğrenci belgesinin alt kısmına yazılması isteniyor ise belge sahibinin yazdığı mail'e ikinci paragraf olarak "Staj yapılmasının zorunlu olduğunu belirten yazının öğrenci belgesinin altına yazılmasını talep ediyorum " şeklinde eklemesi gerekmektedir . **Aktif/Mezun Öğrencilerimizin öğretim süresince %kaç ingilizce okuduğunu(%30 veya %100 ingilizce) gösteren belgeyi almaları için yukarıdaki dilekçede yazan "Öğrenci/Transkript Belgesini" ifadesi yerine "Dil belgesini" ifadesini yazmaları gerekmektedir. **Aktif/Mezun Öğrencilerimizin öğretim süresince disiplin cezası alıp almadığını gösteren belgeyi almaları için yukarıdaki dilekçede yazan "Öğrenci/Transkript Belgesini" ifadesi yerine "Disiplin Belgesi" ifadesi yazmaları gerekmektedir. ** vkilic@itu.edu.tr,sevturk@itu.edu.tr,bciftci@itu.edu.tr,ngulfidan@itu.edu.tr,babacan@itu.edu.tr  adreslerine(tek mail içinde) mail göndermeniz gerekmektedir .

Portal sisteminde staj kaydı açıldıktan sonra staj yapmaktan vazgeçilmesi durumunda staj belgeleri onaylanıp sisteme yüklenmeden ve/veya staj sigorta girişi yapılmadan (staj başlangıç tarihinden 3 gün önce sigorta girişi yapılmaktadır) önce kayıt sistemden silinebilmektedir. Staj belgeleri onaylanıp sisteme yüklendiyse ve/veya staj sigorta girişi yapıldıysa staj kaydı sistemden silinememektedir. Stajın verimli olmayacağının veya staj yerinin uygun olmadığının anlaşılması, başka bir firmada staj yapılmak istenmesi …vb durumlarda en geç stajın ilk 3 günü içerisinde öncelikle staj komisyonu ile iletişime geçilmesi ve komisyonun stajın sonlandırılmasını uygun bulması durumunda firmaya da bilgi verilerek staj ve staj sigortası sonlandırılabilir. Stajın ve staj sigortasının sonlandırılması için en geç stajın ilk 3 günü içerisinde merkezi staj birimine yardım bileti ile bilgi verilmelidir. Stajın ilk 3 gününden sonra “Mazeretlerin Kabulü ve Mazeret Sınavlarının Yapılış Esaslarında” ( Mazeretlerin Kabulü ) belirtilen durumlardan biri olması ve staja devam edilemeyecek olması halinde merkezi staj birimine yardım bileti ile bilgi verilmesi ve yardım bileti ekinde mazeret durumunu gösterir belge eklenmesi halinde staj sonlandırılabilecektir.

Portal sisteminde staj kaydı yapılıp staj sözleşmesi ve EK1 belgelerinin imza onayları tam olacak şekilde sisteme yüklenmiş olan stajların staj başlangıç tarihinden 3 gün önce (pazartesi günü başlayacak staj için cuma günü) sigorta girişi yapılarak sigorta işe giriş bildirgesi itü mail adresine ve staj kaydı sırasında belirtilmiş olan firma mail adresine gönderilmekte ayrıca portal sisteminde ilgili staj kaydına yüklenmektedir, işe giriş belgesi barkodlu olarak gönderildiğinden ayrıca imzalanmasına gerek yoktur. Sigorta girişi yapıldığında stajın fakülte onayı tamamlanmış olacaktır

Tarih değişikliği yapıldıktan sonra, staj bitiş tarihi ve/veya gün sayısı değiştiği için yeni EK1 belgesi sistemden indirilerek onayları tamamladıktan sonra onaylı staj sözleşmesi ile birlikte ayrıca yeni EK2 belgesi de sistemden indirip onaylarını tamamladıktan sonra sisteme geri yüklenmelidir.

Staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar kayıt oluşturabilirsiniz, sınav takviminin ilan edilmesinden sonra staja başlayacaksanız bu süreyi bekleyebilirsiniz, daha önce staja başlayacaksanız ve alacağınız ders sayısı az ise ( haftada en az 3 tam gün sınav olmayan günlerde staj yapabilecekseniz ) sınav haftasında tahmini olarak gün seçerek kayıt oluşturabilirsiniz, sınav takvimi belli olduktan sonra 3 gün kuralına uygun olarak değişiklik yardım bileti ile bize belirtilmesi durumunda değişiklik işlemi yapılacaktır.

Zorunlu Staj Belgesi ve Zorunlu Staj Sigortasının Üniversite Tarafından Yapılacağına Dair Belge Staj kaydı oluşturulmadıysa öncelikle staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar İTÜ Portal sistemine https://portal.itu.edu.tr/ web adresinden İTÜ Kullanıcı Adı ve Şifre ile giriş yapılarak Öğrenci> Staj İşlemleri> Staj Kayıt sekmesinden staj kaydı oluşturulmalıdır. Oluşturulmuş olan staj kaydının detay bilgisine Öğrenci> Staj İşlemleri> Staj Bilgileri sekmesinden girilerek Staj Sözleşmesi ve Ek-1 formu (Staj Başvuru Formu) 2 nüsha olarak indirilmeli ve belgelerin imza/onayları öğrenci>firma>staj komisyonu>dekanlık sırasıyla tamamlanmalıdır. Onayları tamamlanmış staj sözleşmesi ve EK1 formlarının 1 nüshası firmaya verilebilir. EK1 Formu (Staj Başvuru Formu)’da stajın ‘Zorunlu’ olduğu, Staj Sözleşmesinde ise zorunlu staj sigortasının üniversitemiz tarafından yapılacağı belirtilmiştir. Firma bu belge haricinde ayrıca stajın zorunlu olduğuna dair bir belge talep ediyorsa Öğrenci İşleri Merkezinden (otomasyon) ilgili belge talep edilebilir. Sigorta İşe Giriş Belgesi Staj sigorta girişlerinin yapılabilmesi için staj sözleşmesi ve EK1 belgeleri tüm onayları tamamlanmış halde ilgili staj kaydının detay bölümündeki alana en geç staj başlangıç tarihinden 3 gün öncesine kadar yüklenmiş olmalıdır SGK işlemleri toplu yapıldığı için staj başlangıç tarihinden 3 gün önce stajın sigorta işe girişi yapılarak işe giriş belgesi portal sistemine yüklenecek aynı zamanda öğrencinin İTÜ mail adresine ve staj kaydı sırasında girilmiş olan firmanın mail adresine gönderilecektir, işe giriş belgesi barkodlu olarak gönderildiğinden ayrıca imzalanmasına gerek yoktur.

Staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar portal sisteminde staj kaydı yapılabilmektedir. Staj sözleşmesi ve EK1 (Staj Kabul) belgesi tek dosya olarak staj başlangıç gününden önce, EK2 (Staj Başlangıç) belgesi stajın ilk 5 günü içerisinde, EK3 (Staj Bitiş) belgesi staj bitiş tarihinden itibaren 5 gün içerisinde belgelerin üzerinde belirtilmiş olan tüm onaylar tamamlanmış şekilde sisteme yüklenmelidir. Staj belgelerinin tüm onayları tamamlanmamış ve eksik olarak sisteme yüklenmesi veya belgenin hiç yüklenmemiş olması stajın geçersiz sayılması ve komisyon tarafından değerlendirmeye alınmamasına neden olabilecektir.

Staj başlangıç tarihi değişmemek, haftada 3 tam günden az olmamak ve ilgili staj günlerinde staj haricinde ders kaydı, sınav…vb durum olmaması şartı ile staj bitiş tarihi, gün sayısı bilgileri yardım biletinden yazılıp staj yapılacak günlerinde gün gün belirtilmesi durumunda değişiklik yapılabilir. Değişiklik işleminden sonra staj tarihleri ve/veya gün sayısı değişeceğinden sistemden indirilecek yeni EK1 belgesinin onayları tamamlanılarak onaylı staj sözleşmesi ile birlikte, ayrıca staja başlandıysa yeni EK2 belgesi de sistemden indirip onaylatılarak sisteme geri yüklenmelidir

Staj sigorta işlemleri İTÜ Staj Genel Esaslarında da belirtildiği üzere staj başlangıç tarihinden 3 gün önce ve tek tek öğrenci bazlı değil toplu olarak yapılmaktadır. Staj sigortasının staj başlangıç tarihinden 3 gün önce yapılması kararı alınmadan önce stajın başlamasına daha fazla gün varken yapılan sigorta giriş işlemlerinden sonra öğrencilerin staj yapmaktan herhangi bir nedenle vazgeçmesi durumunda sigorta iptal edilememekte ve sigorta bitiş tarihi değiştirilerek staj sonlandırılmaktaydı. Bu durum hem üniversitenin boş yere sigorta ücreti yatırmasına hem de SGK tarafından üniversiteye idari para cezası kesilme durumu ile karşılaşılmasına neden olmaktaydı. Bu nedenlerle üniversite senatosu tarafından alınan kararla İTÜ Staj Genel Esaslarında ilgili madde ve hüküm eklenmiştir. Belirtildiği üzere sigorta işe giriş işlemleri toplu olarak yapıldığından ve İTÜ Staj Genel Esasları gereğince sigorta girişinin erken yapılması mümkün değildir.

Aşağıdaki kurala uygun olarak staj kaydı oluşturulmalı, ders programı belli olduktan sonra staj başlangıç tarihi aynı kalmak şartı ile staj bitiş tarihi, gün sayısı ve haftanın hangi günleri staj yapılacağı detaylı olarak yardım biletinden yazılması durumunda düzenleme yapılabilmektedir YÖK Yükseköğretimde Uygulamalı Eğitimler Çerçeve Yönetmeliği ve İTÜ Staj Genel Esasları gereğince haftada en az 3 en fazla 6 tam gün ve ilgili staj günlerinde online veya yüz yüze fark etmeksizin ders kaydı, sınav…vb staj harici durum olmaması şartıyla staj yapılabilmektedir, haftada 3 günden az 6 günden fazla ve yarım gün staj yapılması mümkün değildir. Eğer firma cumartesi günleri de tam gün olacak şekilde staj çalışması yaptırıyorsa staj günlerine dahil edilebilir

Akademik Takvimde belirtilmiş olan tarih, mezuniyet durumunda olan öğrenciler için komisyonların staj raporlarını sisteme girmeleri gereken son tarihi ifade etmektedir, mezuniyet durumunda olup sadece stajları kalmış olan öğrenciler mezun olabilmek için belirtilen tarihten önce stajlarını tamamlayarak staj raporlarını bölümlerine teslim etmiş olmalıdır. Mezun durumda olmayan öğrenciler staj esaslarına uygun olarak ilgili tarihten sonra da staj yapabilirler.

İTÜ Staj Genel Esaslarında belirtildiği üzere staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar portal sisteminde staj kaydının oluşturulmuş olması gerekmektedir, staj başlangıç tarihini değiştirme yetkimiz bulunmamaktadır, firma ile görüşerek yeni staj tarihi belirlemeniz ve staj başlangıç tarihinden en geç 15 gün öncesine kadar kaydınızı tamamlamış olmanız gerekmektedir.

Staj Kayıt Formu üzerinden staj bilgileri doldurularak başvurular taslak halinde kaydedilebilir veya doğrudan fakülte onayına gönderilebilir. Ancak fakülte onayına gönderilmiş olan staj bilgileri üzerinde öğrenci tarafından sonradan bir değişiklik yapılamaz. Değişiklik yapılması gerekli olan durumlarda ilgili fakültenin Staj Ofisi ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.