İtü webmail'inizden aşağıda belirtilen mail adreslerine yine aşağıda belirtildiği gibi mail atmanız gerekmektedir . Mailinizin Ek kısmına T.C Kimlik/Yabancı Kimlik / Pasaport'unuzun önlü arkalı fotoğrafını koymanız gerekmektedir .   İTÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ; ........... T.C Kimlik numaralı/Yabancı Kimlik Numaralı / Pasaport Numaralı  ........ ........... İsimli ......... Okul Numaralı ....... Fakülte ..... Bölümünde Aktif/Mezun Öğrencinizim . ../../.... Tarihinde ... Adet Türkçe/İngilizce dilindeki Öğrenci/Transkript Belgesini  ............. T.C Kimlik Numaralı/Yabancı Kimlik Numaralı / Pasaport Numaralı ........ ........... İsimli ......... Okul Numaralı  ..... Fakülte .... Bölümündeki kişiye verilmesini talep ediyorum .   Saygılarımla   ** Belgeyi Alacak kişi İtü'de Aktif öğrenci değil ise Altı çizili kısımların doldurulması gerekmemektedir . **Alınacak belge Mezun öğrenciye ait ise adet başına 2 TL ücret yatırılmalıdır(Örnek ; 5 Adet Transkript Alınacak ise toplam 5 belgeden 10 TL olacak şekilde ) , Ücret Ayazağa kampüsünde bulunan vakıfbank'a yatırılıp evrakları alacak kişi ile beraber başkanlığımıza başvurması gerekmektedir .Ücreti Evrakları almaya gelen kişi yatırabilir fakat açıklama kısmına evrakların kime ait olduğu yazılmalıdır . **Aktif öğrencilerimiz günde 3 adet belgelerini ücretsiz şekilde alabilir.Bir günde 3 adetden fazla belge alınmasını isteyen Aktif öğrencilerimiz 3 adet evrakdan sonraki her adet için 2 TL ücret yatırmak durumundadır . (Örnek Gün içerisinde 8 adet evrak alınmasını isteyen Aktif öğrencimiz için 5 adet evrak ücreti olan 10 TL yatırmak durumundadır ) ,Ücreti Evrakları almaya gelen kişi yatırabilir fakat açıklama kısmına evrakların kime ait olduğu yazılmalıdır .Günlük 3 Adet evrağa kadar ücret yatırılması gerekmemektedir . ** Evrağı teslim alacak kişi Başkanlığımıza geldikten sonra "Diğer Belgeler" Sıra numarası aldıktan sonra işlemlerini gerçekleştireceklerdir . **Ücretleri yatırmak için herhangi bir hesap numarasına veya Iban bilgisine ihtiyaç duyulmamaktadır . Ayazağa kampüsü'ndeki Vakıfbanka gittiğinizde sıra numarası aldıktan sonra İTÜ Öğrenci İşlerine Belge ücreti ödemek istediğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır . **İTÜ Webmailinden atılmayan -@itu.edu.tr uzantılı olmayan- mailler ve Ek kısmına T.C Kimlik/Yabancı Kimlik / Pasaport önlü arkalı fotoğrafını koymayanların mailleri dikkate alınmayacaktır (İTÜ Webmail Kullanıcı Adı ve Şifresi ile ilgili sorularınızı lütfen İTÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletiniz ) . ** Aktif Öğrencinin staj yapmasının zorunlu olduğunu belirten yazının öğrenci belgesinin alt kısmına yazılması isteniyor ise belge sahibinin yazdığı mail'e ikinci paragraf olarak "Staj yapılmasının zorunlu olduğunu belirten yazının öğrenci belgesinin altına yazılmasını talep ediyorum " şeklinde eklemesi gerekmektedir . **Aktif/Mezun Öğrencilerimizin öğretim süresince %kaç ingilizce okuduğunu(%30 veya %100 ingilizce) gösteren belgeyi almaları için yukarıdaki dilekçede yazan "Öğrenci/Transkript Belgesini" ifadesi yerine "Dil belgesini" ifadesini yazmaları gerekmektedir. **Aktif/Mezun Öğrencilerimizin öğretim süresince disiplin cezası alıp almadığını gösteren belgeyi almaları için yukarıdaki dilekçede yazan "Öğrenci/Transkript Belgesini" ifadesi yerine "Disiplin Belgesi" ifadesi yazmaları gerekmektedir. ** vkilic@itu.edu.tr,sevturk@itu.edu.tr,bciftci@itu.edu.tr,ngulfidan@itu.edu.tr,babacan@itu.edu.tr  adreslerine(tek mail içinde) mail göndermeniz gerekmektedir .

Portal sisteminde staj kaydı açıldıktan sonra staj yapmaktan vazgeçilmesi durumunda staj belgeleri onaylanıp sisteme yüklenmeden ve/veya staj sigorta girişi yapılmadan (staj başlangıç tarihinden 3 gün önce sigorta girişi yapılmaktadır) önce kayıt sistemden silinebilmektedir. Staj belgeleri onaylanıp sisteme yüklendiyse ve/veya staj sigorta girişi yapıldıysa staj kaydı sistemden silinememektedir. Stajın verimli olmayacağının veya staj yerinin uygun olmadığının anlaşılması, başka bir firmada staj yapılmak istenmesi ...vb durumlarda en geç stajın ilk 3 günü içerisinde öncelikle staj komisyonu ile iletişime geçilmesi ve komisyonun stajın sonlandırılmasını uygun bulması durumunda firmaya da bilgi verilerek staj ve staj sigortası sonlandırılabilir. Stajın ve staj sigortasının sonlandırılması için en geç stajın ilk 3 günü içerisinde merkezi staj birimine yardım bileti ile bilgi verilmelidir. Stajın ilk 3 gününden sonra “Mazeretlerin Kabulü ve Mazeret Sınavlarının Yapılış Esaslarında” ( Mazeretlerin Kabulü ) belirtilen durumlardan biri olması ve staja devam edilemeyecek olması halinde merkezi staj birimine yardım bileti ile bilgi verilmesi  ve yardım bileti ekinde mazeret durumunu gösterir belge eklenmesi halinde staj sonlandırılabilecektir.

Firmanın 3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanununa istinaden ödemiş olduğu stajyer ücretinin belirlenmiş olan kısmını devlet katkısı geri ödemesi olarak almak istiyorsa iadenin yapılabilmesi için firmanın İBAN, Vergi Kimlik No, Mersis No gibi bilgilerine ihtiyaç duyulmaktadır. Staj kaydının portal sistemine staj başlangıç tarihinden en geç 7 gün öncesine kadar yapılmış olması gerektiğinden ödeme işlemleri ile ilgili gerekli bilgilerin zamanında temin edilememesi durumunda ilgili alanda sadece firma çalışan sayısı girilerek kayıt tamamlanabilir. Portal sistemi staj detayından indirilecek ve firmaya teslim edilecek EK4 ( Mesleki Eğitim Gören Öğrencilere Yapılacak Devlet Katkısı Formu ) belgesideki ödeme işlemleri için istenen bilgiler firma yetkilisi tarafından doldurulabilir.

Portal sisteminde staj kaydı yapılıp staj sözleşmesi ve EK1 belgelerinin imza onayları tam olacak şekilde sisteme yüklenmiş olan stajların staj başlangıç tarihinden 3 gün önce (pazartesi günü başlayacak staj için cuma günü) sigorta girişi yapılarak sigorta işe giriş bildirgesi itü mail adresine ve staj kaydı sırasında belirtilmiş olan firma mail adresine gönderilmekte ayrıca portal sisteminde ilgili staj kaydına yüklenmektedir, işe giriş belgesi barkodlu olarak gönderildiğinden ayrıca imzalanmasına gerek yoktur. Sigorta girişi yapıldığında stajın fakülte onayı tamamlanmış olacaktır

Zorunlu Staj Belgesi ve Zorunlu Staj Sigortasının Üniversite Tarafından Yapılacağına Dair Belge Staj kaydı oluşturulmadıysa öncelikle staj başlangıç tarihinden en geç 7 gün öncesine kadar İTÜ Portal sistemine https://portal.itu.edu.tr/ web adresinden İTÜ Kullanıcı Adı ve Şifre ile giriş yapılarak Öğrenci> Staj İşlemleri > Staj Kayıt sekmesinden staj kaydı oluşturulmalıdır. Oluşturulmuş olan staj kaydının detay bilgisine Öğrenci> Staj İşlemleri > Staj Bilgileri  sekmesinden girilerek Staj Sözleşmesi ve Ek-1 formu (Staj Başvuru Formu) 2 nüsha olarak indirilmeli ve belgelerin imza/onayları öğrenci>firma>staj komisyonu>dekanlık sırasıyla tamamlanmalıdır. Onayları tamamlanmış staj sözleşmesi ve EK1 formlarının 1 nüshası firmaya verilebilir. EK1 Formu (Staj Başvuru Formu)’nda stajın  'Zorunlu' olduğu, Staj Sözleşmesinde ise zorunlu staj sigortasının üniversitemiz tarafından yapılacağı belirtilmiştir. Firma bu belge haricinde ayrıca stajın zorunlu olduğuna dair bir belge talep ediyorsa Öğrenci İşleri Merkezinden (otomasyon) ilgili belge talep edilebilir. Sigorta İşe Giriş Belgesi Staj sigorta girişlerinin yapılabilmesi için staj sözleşmesi ve EK1 belgeleri tüm onayları tamamlanmış halde ilgili staj kaydının detay bölümündeki alana en geç staj başlangıç tarihinden 3 gün öncesine kadar yüklenmiş olmalıdır SGK işlemleri toplu yapıldığı için staj başlangıç tarihinden 3 gün önce stajın sigorta işe girişi yapılarak işe giriş belgesi portal sistemine yüklenecek aynı zamanda öğrencinin itü mail adresine ve staj kaydı sırasında girilmiş olan firmanın mail adresine gönderilecektir, işe giriş belgesi barkodlu olarak gönderildiğinden ayrıca imzalanmasına gerek yoktur.

Akademik Takvimde belirtilmiş olan tarih, mezuniyet durumunda olan öğrenciler için komisyonların staj raporlarını sisteme girmeleri gereken son tarihi ifade etmektedir, mezuniyet durumunda olup sadece stajları kalmış olan öğrenciler mezun olabilmek için belirtilen tarihten önce stajlarını tamamlayarak staj raporlarını bölümlerine teslim etmiş olmalıdır. Mezun durumda olmayan öğrenciler staj esaslarına uygun olarak ilgili tarihten sonra da staj yapabilirler.

Staj Kayıt Formu üzerinden staj bilgileri doldurularak başvurular taslak halinde kaydedilebilir veya doğrudan fakülte onayına gönderilebilir. Ancak fakülte onayına gönderilmiş olan staj bilgileri üzerinde öğrenci tarafından sonradan bir değişiklik yapılamaz. Değişiklik yapılması gerekli olan durumlarda ilgili fakültenin Staj Ofisi ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.