Ön ödeme, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla; ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları yılları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir. Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. İlgili kanunlarına göre, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avanslar kendilerine veya şahsi mutemetlerine verilebilir. Ön ödemeler hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılır. Yılları merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen tutara kadar olan yapım işleri, mal ve hizmet alımlarına ilişkin giderler ile benzeri giderler için avans verilebilir. İlgili kanunlarında hüküm bulunması halinde, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı avans verilebilir. Yetkili mercilerce ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücretler avans olarak verilebilir. Üniversitemiz birimlerince harcama yetkilisi mutemetlerine verilmek istenen avanslara ve kredilere ait Muhasebe İşlem Fişlerinin birimimize ulaşmasının ardından gerekli kontroller yapıldıktan sonra ilgililerin banka hesaplarına aktarılır. Avans ve kredilere ait mahsup işlemi mevzuata uygun olarak ilgili memur tarafından gerçekleştirilir. Mahsup işleminde, avans ve kredinin konusunu teşkil eden fatura ve onay belgesi aranır. Mahsup süresi avanslarda avansın alındığı tarihten itibaren 1 ay, kredilerde ise 3 aydır. Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır. Mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır. Kanunen geçerli bir mazereti olmaksızın avanslarını süresinde mahsup etmeyen mutemetler hakkında, ayrıca tabi oldukları personel mevzuatının disiplin hükümlerine göre de işlem yapılır. Kurum içi veya kurum dışından görevlendirilenlere yolluk ve diğer giderleri karşılığı verilen avanslardan süresinde mahsup edilmeyenler hakkında özel kanunlarındaki hükümler uygulanır.

-Proje hesabı dışından yapılan harcamalar, -Her ne sebeple olursa olsun projenin sözleşmede belirtilen bitiş tarihinden sonra düzenlenen faturalarla yapılan harcamalar, (Ödemelerin olası gecikmeler -ihale süreci, mal/hizmet teslimindeki gecikmeler, yurtdışı alım, gümrük işlemleri vb.- dikkate alınarak planlanması gerekmektedir.) -Üniversitemize ait işletmeler (döner sermaye vb.) ile proje ortakları veya iştiraklerinden yapılan alımlar, - Her türlü ceza, gecikme zammı, faiz, kur farkı vb. giderler, - Proje bütçesine göre süre/miktar kıstına uymayan harcamalar, (Örnek olarak, proje bütçesinde birim maliyeti 100-TL üzerinden 10 adet alınması için 1.000-TL ödenek ayrılan malzemeden 5 adet alım yapılması durumunda uygun maliyet 500-TL olacak, bu tutarın üzerindeki harcama uygun olmayan maliyet olarak kabul edilecektir.) -Proje yürütücüsü veya personeli tarafından İSTKA’ya gönderilen belgelerle (personle zaman çizelgesi vb.) uyumsuz/tutarsız olan harcamalar.

-Proje yürütücüsü tarafından, varsa ek süre dahil proje bitiş tarihini müteakip en fazla 2 ay içerisinde sonuç raporunun mali hususlarını içeren bölümü kurumun ilgili birimine teknik hususlarını içeren bölümü ise Bakanlığa teslim edilir. -Yapılan harcamaların proje bütçesi ile uygunluğu ve katkı payları kurum tarafından kontrol edilir. -Projeye ait “banka hesap dökümü” ve formatı Bakanlıkça belirlenen “Proje Sonuçlandırma Tutanağı” proje yürütücüsünün raporu teslim ettiği tarihten itibaren en geç 2 ay içerisinde kurum tarafından Bakanlığa teslim edilir. -Bakanlığa gönderilen proje sonuçlandırma tutanağı esas alınarak hesapta kalan bakiye firma ve Bakanlık hesaplarına iade edilir. -Proje sonuçlandırma işlemleri, varsa ek süre dâhil proje bitiş tarihinden itibaren 6 ay içerisinde tamamlanır.

Birimlerden gelen aktarma ve ek ödenek talepleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Maliye Bakanlığınca yayınlanan Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ve Uygulama Tebliğinde belirtilen esaslara göre değerlendirilir. Kurum içi aktarmalar harcama birimleri ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda gerçekleşir. Kurum içi aktarmalarda harcama birimleri taleplerinde bütçelerinde yer alan ödeneklerinin yetersiz kalan tertibi ile aktarma yapılacak tertibi de belirtirler. Uygun olmayan aktarma talepleri gerekçesi belirtilerek harcama birimlerine iade edilir. Mevzuat çerçevesinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılacak işlemler e-bütçe sistemine giriş yapılır ve ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Maliye Bakanlığı’nca sonuçlandırılması gereken talepler için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca hazırlanan gerekçeli bir üst yazı üst yönetimin onayına sunulur. Onaylanan yazı Maliye Bakanlığı’na gönderilir. Maliye Bakanlığı’nca uygun görülen aktarma ve ek ödenek işlemleri e-bütçe sisteminde ödenek gönderme belgesi düzenlemek suretiyle serbest bırakılır.

Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler, harcama yetkililerince ilgili birime yazılı olarak bildirilir. Birim tarafından bu tür işlemlerin kayıtları tutulacak ve aylık dönemler itibariyle Rektörlük Makamına bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, harcama birimlerince istenilen bilgileri sağlamak ve malî konularda danışmanlık hizmeti vermekle yükümlüdür. Bu amaçla malî yönetim ve kontrol ile denetim konularında gerekli bilgi ve dokümantasyonu, yetki ve görevleri çerçevesinde oluşturma ve bilgilendirme işlemlerini yürütmektedir.

Sayıştay tarafından yapılacak harcama sonrası dış denetimin amacı, genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, yönetimin malî faaliyet, karar ve işlemlerinin; kanunlara,  kurumsal amaç, hedef ve planlara uygunluk yönünden incelenmesi ve sonuçlarının Türkiye Büyük Millet Meclisine raporlanmasıdır.

Ön malî kontrol, harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsar. Ön malî kontrol süreci, malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur.

Kamu idarelerinin hesapları mali yıl esasına göre tutulur. bir mali yıl  başından sonuna kadar yapılan bütün işlemler ile mali yıl geçtikten sonra, mahsup dönemi içerisinde önceki mali yıla ilişkin olarak yapılan mahsup işlemlerini kapsar. Bütün mali işlemleri kapsayan mali tablo, rapor, defter, cetveller ve sayım tutanaklarından oluşmakta ve görev başındaki muhasebe yetkilisi tarafından, mevzuatında belirtilen süre içerisinde yetkili mercilere verilir. Bir örneği de muhasebe biriminde saklanır. Harcama yetkilileri tarafından Sayıştaya verilecek taşınır yönetim hesabı; önceki yıldan devreden taşınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkışı yapılan taşınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yıl sonunda yapılan sayım sonucu bulunan fazla ve noksanları gösterir. Harcama yetkilisi, muhasebe yetkilisince onaylanmış cetvellerin bir nüshasını, Sayıştay Başkanlığınca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Sayıştay Başkanlığına, bir nüshasını ise malî yılı takip eden ay sonuna kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (taşınır konsolide görevlisi) gönderir. Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir.

bapsis.itu.edu.tr sistemi Yardımcı Bilgiler menüsünde yer alan "Devam Eden Projelerde Değişiklik Talepleri, Rapor ve Yayın İşlemleri Klavuzu"nda yer alan adımları izleyerek harcama kalemi değişikliğinde bulunabilirsiniz. Harcama kalemi değişiklikleri komisyon gündeminde görüşülmektedir. Toplantı durumuna göre sonuçlanma süreleri değişiklik göstermektedir. Sonuçlanan konisyon kararı ile ilgili proje yürütücüsüne mail ile bildirim yapılmaktadır. ayrıca bapsis üzerinde de durum takibi yapılabilmektedir.

Proje başlangıcı. tarihinden itibaren 6 aylık dönemlerde ara raporların sisteme yüklenmesi gerekir. Proje ara raporunun, BAP Komisyonu tarafından kabul edilen bir mazeret gösterilmeden 1 aydan fazla geciktirilmesi durumunda, rapor teslim edilinceye kadar proje yürütücülerinin yürütmekte olduğu tüm projelere ait işlemler durdurulur. Yapılan uyarıya rağmen 1 ay içerisinde ara raporun verilmemesi durumunda ise proje çalışması iptal edilerek, proje kapsamında satın alınan demirbaşlardan bir problemi veya arızası olmayan ve kullanılabilir durumda olanlar geri alınır. Aksi takdirde bu demirbaşların bedelleri de dâhil olmak üzere, diğer tüm harcamaların bedelleri yasal faizi ile birlikte proje yürütücüsünden geri alınır. Ayrıca proje yürütücüsü 2 yıl süre ile BAP Koordinasyon Birimi desteklerinden faydalandırılmaz.

BAP projeleri kapsamında aşağıdaki kurallar çerçevesinde konferans desteği verilmektedir. Lisansüstü Tez projelerinde sadece araştırma görevlilerine; Avrupa ve Yakın Kıta 3.500.- TL ABD ve Uzak Kıta 5.000.-TL destek veirlmektedir.   Diğer projelerde; Avrupa ve Yakın Kıta 6.500.- TL ABD ve Uzak Kıta 10.000.-TL destek sağlanmaktadır.

Proje sonuç raporunu, proje bitiş tarihinden itibaren 2 ay içinde sunmayan proje yürütücülerinin yürütmekte olduğu tüm projelere ait işlemler rapor teslim edilip BAP Komisyonu tarafından karara bağlanıncaya kadar durdurulur. Yapılan uyarıya rağmen 1 ay içerisinde sonuç raporun teslim edilmemesi durumunda ise, proje yürütücüsüne, sonuç raporun sunularak BAP Komisyonunda karara bağlandığı tarihten itibaren 2 yıl süre ile yeni bir proje desteği verilmez. Sonuç raporu yetersiz bulunan proje yürütücüsüne ise 3 yıl süre ile herhangi bir türde yeni bir proje desteği verilmez. Ancak, sonuç raporu yetersiz bulunan projeler için, proje yürütücülerinin talepte bulunması ve BAP Komisyonunun uygun bulması durumunda, bazı çalışmaların yeniden yapılabilmesi veya sonuç raporun yeniden düzenlenmesi için ek süre verilebilir. Ancak, verilecek ek süre ile proje için kullanılmış önceki sürelerin toplamı 36 aydan fazla olamaz.

Proje sonuçlarının yayınlanmasında aşağıdaki ilkeler uygulanır. 1. Desteklenen GAP projelerin sonuçlarının proje sonuçlandıktan sonra en geç iki yıl içinde, Scopus indeksi kapsamında yer alan Q1 veya Q2 dergilerde tam metin makale olarak yayınlanması beklenir. 2. Sanat ve Tasarım alanındaki tüm projeler için; performansa dayalı ses veya görüntü kaydı; bilimsel yayınla veya kamu veya özel hukuk tüzel kişileri bünyesinde belgelenmiş ve uygulanmış bina, çevre, eser, mekan veya obje tasarımı; Türk Patent ve Marka Kurumu tarafından tescil edilmiş her türlü proje çıktısı veya sergi düzenlenmiş olması faaliyetleri de proje çıktısı olarak kabul edilir. Proje yürütücüleri tarafından ilgili faaliyetin kapsamı ve niteliğini değerlendirmeye yetecek düzeyde kanıtlayıcı belge(ler) ile yapılacak başvuru sonrasında, ilgili faaliyetin BAP Komisyonu tarafından geçerli sayılması durumunda, Sanat ve Tasarım alanındaki projeler için ayrıca herhangi bir yayın koşulu aranmaz. 3. Desteklenen ÖNAP projelerin sonuçlarının proje sonuçlandıktan sonra en geç iki yıl içinde, Scopus indeksi kapsamında yer alan Q1 veya Q2 dergilerde en az iki tam metin makale olarak yayınlanması beklenir. 4. Desteklenen DOSAP projelerin sonuçlarının proje sonuçlandıktan sonra en geç iki yıl içinde, Scopus indeksi kapsamında yer alan Q1 veya Q2 dergilerde tam metin makale olarak yayınlanması beklenir. 5. Desteklenen Doktora Tez (eğer burs desteği verilmiş ise) projelerin sonuçlarının proje sonuçlandıktan sonra en geç iki yıl içinde, Scopus indeksi kapsamında yer alan Q1 veya Q2 dergilerde tam metin makale olarak yayınlanması beklenir. 6. Herhangi bir yayın, yayında birden fazla proje kapsamında üretildiği belirtilmiş olsa dahi yalnızca bir projenin yayın şartının sağlanması amacıyla kullanılabilir. 7. Sonuçlarından patent alınmış projeler için yayın gerçekleştirilmesi şartı aranmaz.

Normal öğrenim süresi bittikten sonra herhangi bir harcama işlemi yapılamaz. Bununla beraber yürütücünün diğer projelerinin de bloke olmaması için projesi süresinin bitmesine 1 ay kala tezin bitirileceği tarihe kadar ek süre talebinde bulunulması gereklidir.

Lisansüstü tez projelerinde öğrencinin danışmanı başvuru yapabilmektedir. Öğrencinin normal öğrenim süresi içinde ve tez aşamasında olması  gerekir. Normal öğrenim süresi; Yüksek Lisans için 2 Yıl (4 yarıyıl) , Doktora için 4 yıldır. (8 yarıyıl).

bapsis.itu.edu.tr sisteminden aşağıdaki koşullarda ek bütçe talebinde bulunabilirsiniz; Proje yürütücüsünün gerekçeli talebinin Komisyon tarafından uygun görülmesi durumunda proje türleri için sağlanabilecek ek kaynak miktarı destek üst limitini geçmemek üzere, desteklenen proje bütçesinin en fazla %50’ i ile sınırlıdır. Ek bütçe talep ile ilgili klavuza bapsis.itu.edu.tr sistemi yardımcı bilgiler menüsünde yer alan "Devam Eden Projelerde Değişiklik Talepleri, Rapor ve Yayın İşlemleri Klavuzu" dan ulaşılabilirsiniz.

Makine Teçhizat, Sarf Malzemesi, Kırtasiye (750 TL ), Hizmet alımı ve Seyahat (Araştırma amaçlı ve Konferans Desteği)  kalemleri için ödenek talabinde bulunabilirsiniz.

bapsis.itu.edu.tr adresinden kabul edilen projeniz için sözleşmeyi indirip imzalamanız ve ekleriyle birlikte Fakültenizin/Entitünüzün ilgili personeline teslim etmeniz gereklidir. Süreç ile ilgili görsel anlatımın da yer aldığı detaylı bilgiye; bapsis.itu.edu.tr sistemindeki yardımcı bilgiler menüsünde yer alan "Proje Destek Talebi Kabul Edilen Araştırmacıların Birime Teslim Etmesi Gereken Belgeler " dokümanından ulaşabilirsiniz.

Proje yürütücüsü, protokolde belirtilen bitiş tarihini izleyen en geç 2 ay içerisinde, araştırma sonuçlarını içeren ve BAP Komisyonu tarafından belirlenen formata uygun olarak hazırlanmış Proje Sonuç Raporunu, lisansüstü tez projesi yürütücüsü ise ilgili birimlerce onaylanmış tezin, elektronik ortamdaki nüshasını, Proje Süreçleri Yönetim Sistemi aracılığı ile BAP Koordinasyon Birimine sunar. Lisansüstü tez projeleri için, proje yürütücülerinin tezin başarılı bulunarak tamamlandığına dair ilgili enstitüden alınmış bir belgeyi de sonuç raporu ile birlikte sunmaları zorunludur. Ayrıca, var ise proje kapsamında gerçekleştirilmiş yayınlar da Proje Süreçleri Yönetim Sistemi üzerinden Birime sunulur. Çalışmanın BAP Koordinasyon Birimi tarafından desteklendiğine dair bir ibareye yer verilmeyen rapor ve tezler değerlendirmeye alınmaz. Sonuç raporları BAP Komisyonu tarafından değerlendirilerek projenin başarılı sayılıp sayılmayacağına karar verilir. Komisyon gerekli gördüğü hallerde hakem veya konunun uzmanlarının görüşlerine de başvurarak değerlendirme sürecini tamamlayabilir.Proje Sonuçlarının

bapsis.itu.edu.tr sistemi yardımcı bilgiler menüsünde yer alan "Destek Programları Özet Tablosu" nda tüm projelere ait destek üst limitleri mevcuttur.

bapsis.itu.edu.tr adresinde Gerekli Belgeler menüsünde Ara/Sonuç Rapor Formu yer almaktadır

Standart satınalma süreci devam etmekte olup, yurtiçi döviz cinsi satınalımlarda faturanın kesildiği tarihteki Döviz alış (en düşük olan) kurundan hesaplanarak işlem yapılmaktadır. Firmalar faturaları buna göre düzenlemelidir.

Bilmsel Araştırma Projeleri  Uygulama Uygulama Yönergesi, madde 18 gereği  "Ek süre taleplerinin sözleşmede belirtilen bitiş tarihinden en geç 1 ay önce gerçekleştirilmesi gerekir." Bu süreden sonra ek süre talebi yapılamamaktadır. Lisansüstü projelerde proje süresi bitmesine rağmen öğrencinin mezun olmaması koşuluyla ek süre talebinde bulunulabilir.

bapsis.tiu.edu.tr sistemi yardımcı bilgiler menüsünde yer alan "Proje Kapsamında Mal/Hizmet Alımı Klavuzu" nda satın alma ile ilgili detay bilgiye ulaşabilirsiniz.

Araştırmacıların proje yürütücüsü olarak görev alabilecekleri proje sayıları aşağıda belirtilmiştir:   Araştırmacılar eş zamanlı olarak, birer adet GAP, ÖNAP, LÖKAP ve DOSAP projesi yürütebilirler. Aynı anda en fazla üç projede görev alabilirler.   Araştırmacılar aynı anda bir Yüksek Lisans Tez Projesinde yürütücü olarak görev alabilirler. Araştırmacıların akademik performanslarına dayalı olarak 3 adet daha doktora tez projesi desteği sağlanabilir. Araştırmacı akademik performansları BAP Komisyonu tarafından araştırmacının görev yaptığı fakültedeki durumu gözetilerek değerlendirilir.  

Proje Ara/Sonuç Raporları BAP Komisyonunu gündemine alınıp görüşüldükten sonra sonuçlandırılır. Süreç bapsis.itu.edu.tr sisteminizdeki proje işlemlerinden takip edilebilir.

Tez basımı desteklenmemektedir.

Süresi biten projelerin sonuç raporu hazırlanarak kapatılması gerekir. Süresi bitmiş projeler için ek süre talebi yapılmamaktadır.

Başvurlar; Yılda 2 defa Mart ve Eylül Dönemlerinde tüm proje türleri için yapılmaktadır. LÖKAP ve Araştırma Başlangıç Projeleri tüm yıl boyunca başvuruya açıktır.

Değerlendirme süreci projenin tipine göre değişiklik göstermektedir. Başvurunuzun durumunu bapsis.itu.edu.tr adresinde takip edebilirsiniz.

Proje ile ilgili tüm bilgilere bapsis.itu.edu.tr adreinden ilgili projeye tıklayarak ualaşbilirsiniz.

bapsis.itu.edu.tr sisteminden ilgili projeyi seçip, istenen revizyonlar yapıldıktan sonra sistem üzerinden revizyonun tamamlanması gerekir.

bapsis.tiu.edu.tr sistemi yardımcı bilgiler menüsünde yer alan "Proje Kapsamında Seyahat Harcaması Klavuzu" nda seyahat harcaması ile ilgili detay bilgiye ulaşabilirsiniz.

Doktora unvanı almış ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış kurum mensubu araştırmacılar başvuru yapabilmektedir.

Belirlenen seyahat için ayrılan ödeneğin yarısı kadar tutarda avans talebinde bulunabilirsiniz.

Zorunlu haller dışında BAP projesi kapsamında avans verilmemektedir.

İlgili firmaya ödemeler evrakların eksiksiz olrak BAP birimine teslim edilmesinden sonra ortalama 10 iş günü içerinde yapılır.

Proje sözleşmeleri Rektör Yardımcısı tarafından takriben 5 iş günü içinde onaylanmaktadır.