Üniversitenin Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğünden gelen Tübitak, Santez, Avrupa Birliği, Farabi ve Özel Projelere ait ödeme emri belgesi, muhasebe işlem fişi ekindeki evraklar teslim alınır. Yetkililerin imzaları, hak sahibinin kimliği, mevzuatta belirtilen belgelerin eklenip eklenmediği, proje yöneticisinin kimliği ve ödeme emri belgesindeki maddi hata kontrol edilir. Vezne servisince hak sahibinin vergi, icra, SGK prim borcu sorgulanır. İlgili memur tarafından say2000i sisteminden kaydı gerçekleştirilen evraklar için gönderme emri belgesi hazırlanır, listesi kontrol edilerek imzalanır ve bankaya gönderilir.

TÜBİTAK bursları 30 günlük ay hesabı yapılarak ödenmektedir. Birimimiz tarafından SGK'sı yapılarak bursiyerliği o ay içerisinde başlatılan bursiyerin başladığı tarihten itibaren gün hesabı yapılarak ilk ayki burs miktarı hesaplanır. Örnek: 20 Kasım da başlayan bursiyer eğer aylık 3000 TL burs alıyorsa. 20-30 Kasım için 11 gün bursu haketmiş demektir ve  3000/30*11=1100 TL olarak ilk ay bursunu alacaktır. Ancak ilgili ay içerisinde 5 günden fazla bursiyer olarak görev yapmak gerekmektedir. 5 gün den az gün için ödeme yapılmaz.

Bağlı bulunduğunuz bölüm başkanlığına dilekçe ile müracaat edilmesi gereklidir. İstenilen görevlendirmenin maddi destekli veya maddi desteksiz olduğunun beyanı ile, BAP veya TÜBİTAK tarafından destekleniyor ise Proje  Onay Yazısı ve  Davet Mektubunun da eklenmesi gereklidir.

Bağlı bulunduğunuz bölüm başkanlığına dilekçe ile müracaat edilmesi gereklidir. İstenilen görevlendirmenin maddi destekli veya maddi desteksiz olduğunun beyanı ile, BAP veya TÜBİTAK tarafından destekleniyor ise Proje Onay Yazısı ve Davet Mektubunun da eklenmesi gereklidir.

Bağlı bulunduğunuz bölüm başkanlığına dilekçe ile müracaat edilmesi gereklidir. İstenilen görevlendirmenin maddi destekli veya maddi desteksiz olduğunun beyanı ile, BAP veya TÜBİTAK tarafından destekleniyor ise Proje  Onay Yazısı ve  Davet Mektubunun da eklenmesi gereklidir.

Bağlı bulunduğunuz bölüm başkanlığına dilekçe ile müracaat edilmesi gereklidir. İstenilen görevlendirmenin maddi destekli veya maddi desteksiz olduğunun beyanı ile, BAP veya TÜBİTAK tarafından destekleniyor ise Proje Onay Yazısı ve Davet Mektubunun da eklenmesi gereklidir.

Bağlı bulunduğunuz bölüm başkanlığına dilekçe ile müracaat edilmesi gereklidir. İstenilen görevlendirmenin maddi destekli veya maddi desteksiz olduğunun beyanı ile, BAP veya TÜBİTAK tarafından destekleniyor ise Proje  Onay Yazısı ve  Davet Mektubunun da eklenmesi gereklidir.

Bağlı bulunduğunuz bölüm başkanlığına dilekçe ile müracaat edilmesi gereklidir. İstenilen görevlendirmenin maddi destekli veya maddi desteksiz olduğunun beyanı ile, BAP veya TÜBİTAK tarafından destekleniyor ise Proje  Onay Yazısı ve  Davet Mektubunun da eklenmesi gereklidir.

TÜBİTAK sisteminden çıkarılma işlemi yürütücü tarafından yapılıp ilgili bursiyerin T.C Kimlik numarasınında bulunduğu bir dilekçe bap birimine getirilmesi gerekmektedir.

Bağlı bulunduğunuz bölüm başkanlığına dilekçe ile müracaat edilmesi gereklidir. İstenilen görevlendirmenin maddi destekli veya maddi desteksiz olduğunun beyanı ile, BAP veya TÜBİTAK tarafından destekleniyor ise Proje  Onay Yazısı ve  Davet Mektubunun da eklenmesi gereklidir.

Yazdırma işlemi yapılırken bir sayfaya sığdır işlemi yapılabilir.Buna rağmen tek sayfa çıktı alınamıyorsa imza atan kişilerin ilk sayfaya paraf atması gerekmektedir.

Ticari işletme/vergi mükellefi olmayan gerçek kişilerden yapılan hizmet alımlarında Çeşitli Ödemeler Bordrosu kullanılır. Ayrıca Onay Belgesi ve hizmet alımı yapılan kişinin kimlik fotokopisi de Fakültenizin/Entitünüzün ilgili personeline ulaştırılmalıdır. 2018 yılı için 14.800 TL'ye kadar %15 Gelir vergisi kesintisi yapılır. Form örneklerine ve ek bilgilere İTÜ BAP sitesinden ulaşılabilir: http://bap.itu.edu.tr/Icerik.aspx?sid=7447

TÜBİTAK projesinde burs arttırmak için busiyer kaleminde yeterli bütçe varsa hesaplanıp TÜBİTAK'a talep yazısı yollanması gerekmektedir. Talep'e gelen onay yazısı geldikten sonra bursiyer bilgi formları ile birlikte bap birimine iletilmesi gerekmektedir.

http://bap.itu.edu.tr/dokumanlar/tubitak-projeleri/burs  linki altında yer alan TÜBİTAK Bursiyer Bilgi Formu hangi ay için dolduruluyorsa o ayın 5'i ile 15'i arası BAP Birimine teslim edilmelidir. Bu bilgi formuna istinaden hazırlanan ÖEB Belgesi ise aynı ayın 25'ine kadar BAP'a teslim edilmelidir.

Ödül ve ikramiye ödemesi için TÜBİTAK tarafından Proje yürütücüsüne gönderilen rapor kabul yazısı ve ekinde yer alan ödemeler tablosu belgeleri BAP Birimine iletilir. Bu belgelere istinaden gerekli ödeme belgeleri BAP birimi tarafından hazırlanır.

Yurtiçi alımlarda 30.000,00 TL'ye, yurtdışı alımlarda 60.000,00 TL.’ye kadar; yurtdışı yolluk avanslarında Avrupa için 2.500,00 TL., Amerika ve Uzakdoğu için 3.500,00 TL.’ye kadar avans alınabilir. Mal-Hizmet alımları ile Yolluk avansları farklı olacağından hepsi için ayrı ayrı avans talebinde bulunulmalıdır.

2015 yılından önce başlayan Tübitak projeleri 2015 yılı öncesi başlayan projelerde Kurum hissesi Bölüm/Enstitü payında ibarettir; proje yürütücüsünün bağlı olduğu birim yetkilisinin (Bölüm başkanı / Enstitü müdürü) yazılı talebi ve proje yürütücüsünün uygun görüşü ile projenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, birimin Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere harcanır. Kurum payları sarf/cihaz/hizmet ve yolluk ödemelerinde; harcamalar Ar-Ge kapsamında olmak kaydıyla kullanılmaktadır. Ar-Ge kapsamında olmayan harcamaların Tübitak tarafından iadesi istenmekte olup, bu konuda sorumluluk kurum payı harcama yetkilisindedir. Kurum Payı, diğer harcamalar gibi doğrudan temin veya avans yoluyla harcanır. Kurum payı harcamalarının da diğer kalemlerdeki harcamalar gibi proje bitiş tarihinden önce yapılması gerekmektedir. 2015 yılı ve sonrasında sonra başlayan Tübitak projeleri 2015 yılı ve sonrasında başlayan projelerde kurum paylarının kullanım süresi proje bitiş tarihinden itibaren 3 aydır. Kurum payları sarf/cihaz/hizmet ve yolluk ödemelerinde; harcamalar Ar-Ge kapsamında olmak kaydıyla kullanılmaktadır. Ar-Ge kapsamında olmayan harcamaların Tübitak tarafından iadesi istenmekte olup, bu konuda sorumluluk kurum payı harcama yetkilisindedir. Kurum payları harcamalarında; Bölüm Kurum Payında Bölüm Başkanı, Dekanlık Kurum payında ise Dekan Harcama Yetkilisi olarak belirlenmiştir. Dekan ve Bölüm Başkanı projenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde AR-GE faaliyetleri kapsamındaki alımlar için, Proje yürütücüsünün onayına ihtiyaç olmadan bu payı kullanabilirler. Rektörlük Kurum Hissesi payının harcanmasında ise Ar-Ge’den sorumlu Rektör Yardımcısı Harcama Yetkilisidir.   Kurum payı yazısı örneğine İTÜ BAP sitesinden ulaşılabilir: http://bap.itu.edu.tr

Proje sözleşmeleri; ARDEB Proje Takip Sistemi PTS'ye “pdf” formatında ve "projeno.pdf" adlı dosya ile proje yürütücülerine iletilmektedir. Proje yürütücülerinin “projeno.pdf” dosyasından ulaşacakları onaylı proje sözleşmesi ve bütçe tablosunu Fakültelerinin/Entitülerinin ilgili personeline teslim etmeleri gerekmektedir.

Faturalar proje numarası belirtilerek kurum adına düzenlenir ("İTÜ REKTÖRLÜĞÜ .........NO'LU TÜBİTAK PROJESİ Ayazağa Yerleşkesi, Sarıyer/İSTANBUL") Ayrıca faturada vergi dairesi kısmına "SARIYER VERGİ DAİRESİ" ve vergi numarası kısmına da "481 054 9377" yazılmalıdır. Fatura ve benzeri belgeler yürütücü ve/veya varsa araştırmacı ve/veya satın alma işlemini yürüten görevli tarafından "Piyasa fiyat araştırması yapılmıştır ve belirtilen taşınır mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz teslim alınmıştır.” şerhi düşülerek imzalanır.

Avans iadeleri proje hesabına, Vakıfbank üzerinden, alıcı kısmına İTÜ-Strateji, açıklama kısmına da proje numarası ve “avans iadesi” ifadesi yazılarak yapılmalı, iade dekontunun fotokopisi de BAP birimine iletilmelidir.

Piyasa fiyat araştırması sonucunda çıkan ortalama fiyatın 300.000,00 TL+ KDV den az olması ve teklif verebilecek en az üç firmanın bulunması durumunda TÜBİTAK Ar-Ge Projeleri İhale Yönetmeliği 22/ç  bendi uyarınca doğrudan temin ile alım yapılabilir.

1. Aşama belgelerinin tesliminden sonra BAP birimi tarafından alım onayı verilmekte, 2. Aşama belgelerinin tesliminden sonra da alım yapılan firmanın hesabına doğrudan ödeme yapılmaktadır. Tübitak projelerinde Doğrudan Temin yönteminde istenen 1. Aşama belgeleri Alımı yapabilmek için piyasa fiyat araştırma tutanağı ve onay belgesiyle birlikte; makina-teçhizat alımlarında teknik şartname, sarf malzemesi alımlarında malzeme listesi, hizmet alımlarında hizmet gerekçesi ve en az üç firmanın fiyat teklifi ile 2 nüsha halinde teslim edilmelidir. Tübitak projelerinde Doğrudan Temin yönteminde istenen 2. Aşama belgeleri Fatura, Taşınır İşlem Fişi (Mal ve Malzeme alımlarında istenir), Muayene Raporu, Vergi Borcu Yazısı (alım yapılan firmadan temin edilmeli ve güncel tarihli olmalıdır) Form örneklerine ve ek bilgilere İTÜ BAP sitesinden ulaşılabilir: http://bap.itu.edu.tr

Avans Senedi, Mutemet Yazısı (Projeden yürütücü haricinde bir kişinin avans talep etmesi durumunda istenmektedir) Yolluk avanslarında en erken seyahatten 15 gün önce başvuruda bulunulabilmektedir, görevlendirme yazıları da avans senediyle birlikte teslim edilmelidir. Form örneklerine ve ek bilgilere İTÜ BAP sitesinden ulaşılabilir: http://bap.itu.edu.tr Harcama Talimatı Onay Belgesi ve Ödeme Emri Belgesi MYS üzerinden BAP Birimi personeli tarafından düzenlenmektedir.

Mahsup Kesin Hesap Formu, Fatura, Muayene Raporu, Taşınır İşlem Fişi (makine-teçhizat alınması durumunda), İade Dekontu (alınan avans tutarından daha azının harcandığı durumlarda) Form örneklerine ve ek bilgilere İTÜ BAP sitesinden ulaşılabilir: http://bap.itu.edu.tr

TÜBİTAK tarafından bursiyerliği kabul edilen bursiyerler için, http://bap.itu.edu.tr/dokumanlar/tubitak-projeleri/burs linki altındaki SGK Bursiyer Bilgi Formu doldurulurak BAP Birimine teslim edilir. BAP Biriminin SGK girişi yaptığı tarih bursiyerlik başlama tarihidir. Bu formun ekine ARDEB PTS sisteminden alınan TÜBİTAK'ın Bursiyeri onayladığına dair yazı, Müstahaklık Belgesi ve Kimlik Fotokopisi eklenmelidir.  Eğer bursiyer aynı zamanda kamu kurumunda  çalışıyorsa (Arş. Gör., Uzman V.b.) bursiyerliğin başlatılması için sadece TÜBİTAK'ın Bursiyeri onayladığına dair yazı yeterlidir.