Ön ödeme, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla; ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları yılları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir. Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. İlgili kanunlarına göre, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avanslar kendilerine veya şahsi mutemetlerine verilebilir. Ön ödemeler hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılır. Yılları merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen tutara kadar olan yapım işleri, mal ve hizmet alımlarına ilişkin giderler ile benzeri giderler için avans verilebilir. İlgili kanunlarında hüküm bulunması halinde, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı avans verilebilir. Yetkili mercilerce ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücretler avans olarak verilebilir. Üniversitemiz birimlerince harcama yetkilisi mutemetlerine verilmek istenen avanslara ve kredilere ait Muhasebe İşlem Fişlerinin birimimize ulaşmasının ardından gerekli kontroller yapıldıktan sonra ilgililerin banka hesaplarına aktarılır. Avans ve kredilere ait mahsup işlemi mevzuata uygun olarak ilgili memur tarafından gerçekleştirilir. Mahsup işleminde, avans ve kredinin konusunu teşkil eden fatura ve onay belgesi aranır. Mahsup süresi avanslarda avansın alındığı tarihten itibaren 1 ay, kredilerde ise 3 aydır. Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır. Mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır. Kanunen geçerli bir mazereti olmaksızın avanslarını süresinde mahsup etmeyen mutemetler hakkında, ayrıca tabi oldukları personel mevzuatının disiplin hükümlerine göre de işlem yapılır. Kurum içi veya kurum dışından görevlendirilenlere yolluk ve diğer giderleri karşılığı verilen avanslardan süresinde mahsup edilmeyenler hakkında özel kanunlarındaki hükümler uygulanır.

-Proje hesabı dışından yapılan harcamalar, -Her ne sebeple olursa olsun projenin sözleşmede belirtilen bitiş tarihinden sonra düzenlenen faturalarla yapılan harcamalar, (Ödemelerin olası gecikmeler -ihale süreci, mal/hizmet teslimindeki gecikmeler, yurtdışı alım, gümrük işlemleri vb.- dikkate alınarak planlanması gerekmektedir.) -Üniversitemize ait işletmeler (döner sermaye vb.) ile proje ortakları veya iştiraklerinden yapılan alımlar, - Her türlü ceza, gecikme zammı, faiz, kur farkı vb. giderler, - Proje bütçesine göre süre/miktar kıstına uymayan harcamalar, (Örnek olarak, proje bütçesinde birim maliyeti 100-TL üzerinden 10 adet alınması için 1.000-TL ödenek ayrılan malzemeden 5 adet alım yapılması durumunda uygun maliyet 500-TL olacak, bu tutarın üzerindeki harcama uygun olmayan maliyet olarak kabul edilecektir.) -Proje yürütücüsü veya personeli tarafından İSTKA’ya gönderilen belgelerle (personle zaman çizelgesi vb.) uyumsuz/tutarsız olan harcamalar.

-Proje yürütücüsü tarafından, varsa ek süre dahil proje bitiş tarihini müteakip en fazla 2 ay içerisinde sonuç raporunun mali hususlarını içeren bölümü kurumun ilgili birimine teknik hususlarını içeren bölümü ise Bakanlığa teslim edilir. -Yapılan harcamaların proje bütçesi ile uygunluğu ve katkı payları kurum tarafından kontrol edilir. -Projeye ait “banka hesap dökümü” ve formatı Bakanlıkça belirlenen “Proje Sonuçlandırma Tutanağı” proje yürütücüsünün raporu teslim ettiği tarihten itibaren en geç 2 ay içerisinde kurum tarafından Bakanlığa teslim edilir. -Bakanlığa gönderilen proje sonuçlandırma tutanağı esas alınarak hesapta kalan bakiye firma ve Bakanlık hesaplarına iade edilir. -Proje sonuçlandırma işlemleri, varsa ek süre dâhil proje bitiş tarihinden itibaren 6 ay içerisinde tamamlanır.

Birimlerden gelen aktarma ve ek ödenek talepleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Maliye Bakanlığınca yayınlanan Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ve Uygulama Tebliğinde belirtilen esaslara göre değerlendirilir. Kurum içi aktarmalar harcama birimleri ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda gerçekleşir. Kurum içi aktarmalarda harcama birimleri taleplerinde bütçelerinde yer alan ödeneklerinin yetersiz kalan tertibi ile aktarma yapılacak tertibi de belirtirler. Uygun olmayan aktarma talepleri gerekçesi belirtilerek harcama birimlerine iade edilir. Mevzuat çerçevesinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılacak işlemler e-bütçe sistemine giriş yapılır ve ödenek gönderme belgesi düzenlenir. Maliye Bakanlığı’nca sonuçlandırılması gereken talepler için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca hazırlanan gerekçeli bir üst yazı üst yönetimin onayına sunulur. Onaylanan yazı Maliye Bakanlığı’na gönderilir. Maliye Bakanlığı’nca uygun görülen aktarma ve ek ödenek işlemleri e-bütçe sisteminde ödenek gönderme belgesi düzenlemek suretiyle serbest bırakılır.

Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler, harcama yetkililerince ilgili birime yazılı olarak bildirilir. Birim tarafından bu tür işlemlerin kayıtları tutulacak ve aylık dönemler itibariyle Rektörlük Makamına bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, harcama birimlerince istenilen bilgileri sağlamak ve malî konularda danışmanlık hizmeti vermekle yükümlüdür. Bu amaçla malî yönetim ve kontrol ile denetim konularında gerekli bilgi ve dokümantasyonu, yetki ve görevleri çerçevesinde oluşturma ve bilgilendirme işlemlerini yürütmektedir.

Sayıştay tarafından yapılacak harcama sonrası dış denetimin amacı, genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, yönetimin malî faaliyet, karar ve işlemlerinin; kanunlara,  kurumsal amaç, hedef ve planlara uygunluk yönünden incelenmesi ve sonuçlarının Türkiye Büyük Millet Meclisine raporlanmasıdır.

Ön malî kontrol, harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsar. Ön malî kontrol süreci, malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur.

Kamu idarelerinin hesapları mali yıl esasına göre tutulur. bir mali yıl  başından sonuna kadar yapılan bütün işlemler ile mali yıl geçtikten sonra, mahsup dönemi içerisinde önceki mali yıla ilişkin olarak yapılan mahsup işlemlerini kapsar. Bütün mali işlemleri kapsayan mali tablo, rapor, defter, cetveller ve sayım tutanaklarından oluşmakta ve görev başındaki muhasebe yetkilisi tarafından, mevzuatında belirtilen süre içerisinde yetkili mercilere verilir. Bir örneği de muhasebe biriminde saklanır. Harcama yetkilileri tarafından Sayıştaya verilecek taşınır yönetim hesabı; önceki yıldan devreden taşınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkışı yapılan taşınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yıl sonunda yapılan sayım sonucu bulunan fazla ve noksanları gösterir. Harcama yetkilisi, muhasebe yetkilisince onaylanmış cetvellerin bir nüshasını, Sayıştay Başkanlığınca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Sayıştay Başkanlığına, bir nüshasını ise malî yılı takip eden ay sonuna kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (taşınır konsolide görevlisi) gönderir. Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir.

bapsis.itu.edu.tr sistemi Yardımcı Bilgiler menüsünde yer alan "Devam Eden Projelerde Değişiklik Talepleri, Rapor ve Yayın İşlemleri Klavuzu"nda yer alan adımları izleyerek harcama kalemi değişikliğinde bulunabilirsiniz. Harcama kalemi değişiklikleri komisyon gündeminde görüşülmektedir. Toplantı durumuna göre sonuçlanma süreleri değişiklik göstermektedir. Sonuçlanan konisyon kararı ile ilgili proje yürütücüsüne mail ile bildirim yapılmaktadır. ayrıca bapsis üzerinde de durum takibi yapılabilmektedir.