-Proje yürütücüsü tarafından, varsa ek süre dahil proje bitiş tarihini müteakip en fazla 2 ay içerisinde sonuç raporunun mali hususlarını içeren bölümü kurumun ilgili birimine teknik hususlarını içeren bölümü ise Bakanlığa teslim edilir. -Yapılan harcamaların proje bütçesi ile uygunluğu ve katkı payları kurum tarafından kontrol edilir. -Projeye ait “banka hesap dökümü” ve formatı Bakanlıkça belirlenen “Proje Sonuçlandırma Tutanağı” proje yürütücüsünün raporu teslim ettiği tarihten itibaren en geç 2 ay içerisinde kurum tarafından Bakanlığa teslim edilir. -Bakanlığa gönderilen proje sonuçlandırma tutanağı esas alınarak hesapta kalan bakiye firma ve Bakanlık hesaplarına iade edilir. -Proje sonuçlandırma işlemleri, varsa ek süre dâhil proje bitiş tarihinden itibaren 6 ay içerisinde tamamlanır.

-Proje hesabı dışından yapılan harcamalar, -Her ne sebeple olursa olsun projenin sözleşmede belirtilen bitiş tarihinden sonra düzenlenen faturalarla yapılan harcamalar, (Ödemelerin olası gecikmeler -ihale süreci, mal/hizmet teslimindeki gecikmeler, yurtdışı alım, gümrük işlemleri vb.- dikkate alınarak planlanması gerekmektedir.) -Üniversitemize ait işletmeler (döner sermaye vb.) ile proje ortakları veya iştiraklerinden yapılan alımlar, - Her türlü ceza, gecikme zammı, faiz, kur farkı vb. giderler, - Proje bütçesine göre süre/miktar kıstına uymayan harcamalar, (Örnek olarak, proje bütçesinde birim maliyeti 100-TL üzerinden 10 adet alınması için 1.000-TL ödenek ayrılan malzemeden 5 adet alım yapılması durumunda uygun maliyet 500-TL olacak, bu tutarın üzerindeki harcama uygun olmayan maliyet olarak kabul edilecektir.) -Proje yürütücüsü veya personeli tarafından İSTKA’ya gönderilen belgelerle (personle zaman çizelgesi vb.) uyumsuz/tutarsız olan harcamalar.

San-Tez projelerinde “Personel” kaleminden diğer kalemlere ve diğer kalemlerden “Seyahat” kalemine aktarım yapılamaz.

-San-Tez projeleri kapsamında düzenlenen tüm faturalar Üniversitemiz adına düzenlenmelidir. -Faturalarda proje kodu belirtilmelidir. -Faturanın açıklama kısmı, ilgili harcamanın proje bütçesinde belirtilen açıklamasına uygun ve tutarlı olarak doldurulmalıdır.

Üniversitenin Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğünden gelen Tübitak, Santez, Avrupa Birliği, Farabi ve Özel Projelere ait ödeme emri belgesi, muhasebe işlem fişi ekindeki evraklar teslim alınır. Yetkililerin imzaları, hak sahibinin kimliği, mevzuatta belirtilen belgelerin eklenip eklenmediği, proje yöneticisinin kimliği ve ödeme emri belgesindeki maddi hata kontrol edilir. Vezne servisince hak sahibinin vergi, icra, SGK prim borcu sorgulanır. İlgili memur tarafından say2000i sisteminden kaydı gerçekleştirilen evraklar için gönderme emri belgesi hazırlanır, listesi kontrol edilerek imzalanır ve bankaya gönderilir.

-UDAP projeleri kapsamında düzenlenen tüm faturalar Üniversitemiz adına düzenlenmelidir. -Faturalarda proje kodu belirtilmelidir. -Faturanın açıklama kısmı, ilgili harcamanın proje bütçesinde belirtilen açıklamasına uygun ve tutarlı olarak doldurulmalıdır.

-Proje yürütücüleri, AFAD internet sayfasında yayımlanacak sonuç raporu formatına uygun olarak hazırladıkları proje sonuç raporunu, projenin tamamlanmasından itibaren en geç bir ay içerisinde Proje İzleme ve Değerlendirme Grubuna sunarlar. -Proje İzleme ve Değerlendirme Grubu tarafından hazırlanan değerlendirme raporu, Yönlendirme Komisyonu tarafından hazırlanan tutanak ile birlikte onaylanmak üzere Başkana sunulur. -AFAD tarafından desteklenen çağrılı ve güdümlü projelerin yürütülmesi esnasında veya sonucunda ortaya çıkan eser, buluş, endüstriyel tasarım ve teknik bilgi gibi her türlü fikrî ve sınai ürünün mülkiyet hakkı AFAD’a aittir. -AFAD tarafından desteklenen projelerin yürütülmesi esnasında veya sonucunda ortaya çıkan eser, buluş, endüstriyel tasarım ve teknik bilgi gibi her türlü fikrî ve sınai ürün üzerinde AFAD bedelsiz bir lisans hakkına sahip olur. Projenin sonucunda 5/12/1951 tarihli ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında bir eserin ortaya çıkması durumunda proje yürütücüsü, 5846 sayılı Kanunda düzenlenen işleme, çoğaltma, temsil, basım, yayım, dağıtım gibi bütün mali hakları kapsayan basit ruhsatı AFAD’a sağlamakla yükümlüdür. Proje sonucunda ortaya çıkan fikrî ve sınai mülkiyet hakkının AFAD tarafından ekonomik olarak değerlendirilmesi sonucunda elde edilecek gelir, genel bütçeye gelir olarak kaydedilir. -Sivil toplum kuruluşları tarafından yürütülen projeler sonucunda ortaya çıkan ürünün üretim hakkı, bu hakkı kullanmak istemesi hâlinde projeyi yürüten kuruluşa verilebilir. Bu durumda AFAD, proje sonucunda ortaya çıkan ürün gelirinden proje sözleşmesine hüküm koymak suretiyle belirli bir ekonomik değer talep eder. -Sonuçlandırılan projelerde üretilen temel veya teknolojik bilgiler AFAD tarafından uygun bulunan süre içinde AFAD’a bağlı Türkiye Deprem Veri Merkezine aktarılır.

Proje kapsamında düzenlenen fatura, serbest meslek makbuzu ve gider pusulalarında proje kodu belirtilmelidir. -Faturanın açıklama kısmındaki ifade, ilgili harcamanın proje bütçesinde belirtilen açıklamayla aynı olmalıdır. Faturayı düzenleyen kurumun sisteminin izin vermemesi durumunda, fatura üzerine bütçe kalemine uygun olarak yapılacak açıklamanın eklenmelidir. -Faturanın birim/miktar, fiyat ve tutar kısımları proje bütçesine uygun olarak doldurulmalıdır. -Ödemesi yapılan faturalar üzerinde Üniversitemiz tarafından hiçbir değişiklik/düzeltme işlemi yapılamadığından faturaların doğru ve eksiksiz düzenlenmesi gerekmektedir. -Fatura ve diğer harcama belgelerinin örnekleri ilgili proje personelinde bulunmalıdır.

Ödeme planlamasında proje bütçesi esas olmakla birlikte gelir vergisi ve SGK ödemeleri sebebiyle proje personeli ücretlerine ve KDV tevkifatı, vergi-SGK borcu vb. bulunan firma ödemelerine öncelik tanınmalıdır. Söz konusu ödemeler için ödeme gününde proje hesap bakiyesinde yeterli tutarın bulunmasına dikkat edilmelidir.

-Proje kapsamında alınan araç, gereç ve teçhizatın cinsinde değişiklik yapılmasına, projede öngörülmeyen yeni teçhizat alınmasına, proje kapsamında alınan teçhizatın proje süresince bakım ve onarımına yönelik giderlerin AFAD tarafından karşılanmasına proje yürütücüsünün gerekçeli başvurusu ve Proje İzleme ve Değerlendirme Grubunun önerisi üzerine AFAD tarafından karar verilir. Ancak, proje bütçe kalemleri arasında aktarım yapılması ile ilgili hususlar proje sözleşmesinde düzenlenir. -Proje önerisinin kabulünden sonra, projede çalışan kişilerle ilgili değişiklik talepleri gerekçeleri ile birlikte proje yürütücüsü tarafından Proje İzleme ve Değerlendirme Grubuna iletilir. Yönlendirme Komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda karara bağlanır.

İSTKA proje ödenekleri, gecelik repo ve 32 günlük blokeli-vadeli hesap olmak üzere iki yatırım aracı ile değerlendirilmektedir. Buna bağlı olarak; -Kullanılabilir ödenek, proje hesabı bakiyesi olup ödemelerin bu bakiyeye göre planlanması gerekmektedir. Blokeli vadeli hesaptan proje hesabına ödenek aktarımı yalnızca İSTKA talimatı yapılabilmektedir. Aktarım için proje yürütücüsü/koordinatörünün İSTKA’ya başvurusuyla birlikte blokeli hesabın vade bitimi dikkate alınmaktadır. -Gecelik repo işlemleri sebebiyle İSTKA hesaplarından ödemeler saat 14:30’a kadar yapılmaktadır.

-Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından onaylanarak proje bütçesinde yer alan harcamalar dışında kalan harcamalar, -Proje ortağı firma ya da proje ortağı firmaya ait firmalardan yapılan mal ve hizmetlere ilişkin harcamalar.

San-Tez projeleri 03.06.2011 tarih ve 635 sayılı Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 8.maddesi; 27.02.2014 tarih ve 28926 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “San-Tez Projelerinin Desteklenmesine İlişkin Yönetmelik” ve bu yönetmeliğe dayanılarak hazırlanan Uygulama Usul ve Esaslarına göre yürütülmektedir.

-Kurum hissesi proje bütçesinde ayrı bir kalem olarak belirlenir ve toplam proje bütçesine eklenir. -Kurum hissesi, ilgili proje yürütücüsünün uygun görüşü ve ilgili kurumun üst yöneticisinin kararı ile kurumun Ar-Ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere harcanır. Kurum hissesi, proje hesabı dışında başka bir hesapta tutulamaz. Harcamaların mevzuata uygunluğu konusundaki sorumluluk projenin yürütüldüğü kuruma aittir. -Kurum hissesi, sözleşmede belirtilen proje bitiş tarihinden itibaren harcanamaz ve kalan miktar firma ve Bakanlığa projeye katkıları oranında iade edilir.

UDAP projeleri 29/5/2009 tarihli ve 5902 sayılı Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanunun 3, 5, 12, 16 ve 17 nci maddelerine dayanılarak hazırlanan 27.04.2012 tarih ve 28276 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Ulusal Deprem Araştırma Programı Proje Destekleme Esaslarına Dair Yönetlemelik” ile yürütülmektedir.