Ön ödeme, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla; ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları yılları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir. Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. İlgili kanunlarına göre, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avanslar kendilerine veya şahsi mutemetlerine verilebilir. Ön ödemeler hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılır. Yılları merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen tutara kadar olan yapım işleri, mal ve hizmet alımlarına ilişkin giderler ile benzeri giderler için avans verilebilir. İlgili kanunlarında hüküm bulunması halinde, görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı avans verilebilir. Yetkili mercilerce ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücretler avans olarak verilebilir. Üniversitemiz birimlerince harcama yetkilisi mutemetlerine verilmek istenen avanslara ve kredilere ait Muhasebe İşlem Fişlerinin birimimize ulaşmasının ardından gerekli kontroller yapıldıktan sonra ilgililerin banka hesaplarına aktarılır. Avans ve kredilere ait mahsup işlemi mevzuata uygun olarak ilgili memur tarafından gerçekleştirilir. Mahsup işleminde, avans ve kredinin konusunu teşkil eden fatura ve onay belgesi aranır. Mahsup süresi avanslarda avansın alındığı tarihten itibaren 1 ay, kredilerde ise 3 aydır. Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır. Mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır. Kanunen geçerli bir mazereti olmaksızın avanslarını süresinde mahsup etmeyen mutemetler hakkında, ayrıca tabi oldukları personel mevzuatının disiplin hükümlerine göre de işlem yapılır. Kurum içi veya kurum dışından görevlendirilenlere yolluk ve diğer giderleri karşılığı verilen avanslardan süresinde mahsup edilmeyenler hakkında özel kanunlarındaki hükümler uygulanır.

Öğrenci katkı payı, vergi, nakdi teminat vb. tahsilât işlemleri muhasebe servisince kesilen Muhasebe İşlem Fişlerine istinaden vezne servisince tahsil edilir. Teminat mektupları geçici ve kesin olmak üzere ikiye ayrılır. İlgililer tarafından getirilen teminat mektupları muhasebeleştirme işlemi yapıldıktan sonra kasada muhafaza edilir. Teminat mektupları mevzuatına uygun olarak vekâlet, SGK ve vergi borcuna bakılarak ilgililere iade edilir. Kasa fazlası sistemine girişi yapılarak, banka yetkililerine teslimat müzekkeresi imzalatılarak bankaya gönderilir. Bankaca yapılan tahsilâtlar dekontların muhasebe birimine gelmesinden itibaren mevzuatına uygun olarak muhasebeleştirilir.

IBAN no, Tc kimlik numaranız ve iletişim bilgilerinizi de içeren bir dilekçe ile başkanlığımıza müracaat etmeniz halinde hesabımıza yatırdığınız tutar dilekçede belirttiğiniz IBAN numarasına ödenir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının görev alanına ilişkin mevzuat değişikliklerinin kurum personeline aktarılmasına yönelik çeşitli eğitimler düzenler ve diğer kurumların eğitimlerine katılmalarına ilişkin organizasyon sağlanır.

Hukuk Müşavirliğinden ve İcra Dairelerinden gelen haciz ve icra ile ilgili yazılar incelenerek Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Birimine  sevk edilir. Gelen yazılar ilgili personelce kontrol edilerek kesinti defterine isim, borç tutarı, kesinti oranı ve alacaklı kısımları işlenerek, ilgili icra daireleri ve Harcama Birimleri ile yazışmalar yapılır. Sistemindeki veriler ile kesinti defterindeki veriler karşılaştırılması yapılır. Hata varsa düzeltilir. Maaş kesinti listeleri ilgili memur tarafından kontrol edilir. Sistemdeki veriler ile karşılaştırılması yapılır. Hata mevcutsa düzeltme işlemi gerçekleştirilir. Kanunda belirtilen icra dairelerinin hesaplarına aktarılır.

Maliye Bakanlığı tarafından yıllık olarak vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Maliye Bakanlığı vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmeler kontrole tabidir. Bu sözleşmeler Maliye Bakanlığı tarafından vize edilen cetveller ile tip sözleşme ve ilgili kanunlara, diğer mevzuatına, bütçelerinde öngörülen düzenlemelere uygunluk yönünden en geç beş işgünü içinde kontrol edilir. Uygun görülmeyen sözleşmeler aynı süre içinde gerekçeli bir yazıyla ilgili birime gönderilir.

Üniversitemiz faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla oluşturulan Faaliyet Otomasyonu, İhale Otomasyonu, Taşınır Otomasyonu ve Muhasebe otomasyonlarının harcama birimleri tarafından kullanıma başlanması, sürekliliği ve eğitim çalışmaları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilir.

İç denetim, kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. Bu faaliyetler, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile malî işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirilir. İç denetim, iç denetçiler tarafından yapılır. Kamu idarelerinin yapısı ve personel sayısı dikkate alınmak suretiyle, İç Denetim Koordinasyon Kurulunun uygun görüşü üzerine, doğrudan üst yöneticiye bağlı iç denetim birimi başkanlıkları kurulabilir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, harcama birimlerince istenilen bilgileri sağlamak ve malî konularda danışmanlık hizmeti vermekle yükümlüdür. Bu amaçla malî yönetim ve kontrol ile denetim konularında gerekli bilgi ve dokümantasyonu, yetki ve görevleri çerçevesinde oluşturma ve bilgilendirme işlemlerini yürütmektedir.

Kamu idarelerinin hesapları mali yıl esasına göre tutulur. bir mali yıl  başından sonuna kadar yapılan bütün işlemler ile mali yıl geçtikten sonra, mahsup dönemi içerisinde önceki mali yıla ilişkin olarak yapılan mahsup işlemlerini kapsar. Bütün mali işlemleri kapsayan mali tablo, rapor, defter, cetveller ve sayım tutanaklarından oluşmakta ve görev başındaki muhasebe yetkilisi tarafından, mevzuatında belirtilen süre içerisinde yetkili mercilere verilir. Bir örneği de muhasebe biriminde saklanır. Harcama yetkilileri tarafından Sayıştaya verilecek taşınır yönetim hesabı; önceki yıldan devreden taşınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkışı yapılan taşınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yıl sonunda yapılan sayım sonucu bulunan fazla ve noksanları gösterir. Harcama yetkilisi, muhasebe yetkilisince onaylanmış cetvellerin bir nüshasını, Sayıştay Başkanlığınca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Sayıştay Başkanlığına, bir nüshasını ise malî yılı takip eden ay sonuna kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (taşınır konsolide görevlisi) gönderir. Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir.

Harcama Birimlerinden, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilen, ilgili yetkili tarafından  havale edilen istifa, izin onayı gibi istirdat onayı (borç evrağı) kontrol edilip, belge ekleri incelenir ve alacağa ilişkin fazla ödemenin mahiyeti tespit edilir. Borç hesaplaması cetveli kontrol edilir. Tespit edilen borcun, Muhasebe İşlem Fişi kesilir. Kişi borcu dosyası açılır. Ayrıca ilgili personel tarafından numarasına göre dosyalama işlemi yapılarak takibe alınır. İlgiliye borcun ödenmesi için tebligat gerçekleştirilerek, kişinin borcunun anaparası ve faizi belirtilerek son ödeme günü verilir. İlgili tahsilât işlemi gerçekleşirse dosya kapatılır. Ödeme gerçekleşmez ise dosya Hukuk Müşavirliğine aktarılır ve icra takibine alınır.

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile bu Kanunun ek geçici 9. maddesi kapsamına giren idarelerde istihdam edilen Devlet memurlarından, hangi işi yapanlara ve hangi görevde bulunanlara zam ve tazminat ödeneceği, ödenecek zam ve tazminatın miktarları ile ödeme usul ve esaslarına ilişkin olarak anılan Kanunun 152. maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan Bakanlar Kurulu kararı uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya unvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları ve hizmet yerleri ile bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatın miktarlarını gösteren ve serbest kadro üzerinden hazırlanan cetvel ile bunların birimler itibarıyla dağılımını gösteren listeler ilgili birim tarafından kontrol edilir.

Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur.

Üniversitenin harcama birimlerinden gelen, kontrolü yapılan, Ödeme Emri Belgesi, Muhasebe Yetkilisine verilir. Yetkililerin imzaları, hak sahibinin kimliği, mevzuatta belirtilen belgelerin eklenip eklenmediği ve ödeme emri belgesindeki maddi hata kontrol edilir. Vezne servisince hak sahibinin banka hesabına aktarılır.

Harcama birimlerinin, ihale kanunlarına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı Kamu İhale Kurumu tarafından doğrudan temin için belirlenen limit üstü mal ve hizmet alımları, sermaye giderleri ile her türlü sözleşme ve akitler ön kontrole tabidir. Bu tutarlara katma değer vergisi dahil değildir. Kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde oluşturulan iki nüsha işlem dosyası harcama yetkilisi tarafından sözleşme imzalanmadan ve idare taahhüt altına girmeden önce Başkanlığa gönderilir. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünce en geç on işgünü içinde kontrol edilecektir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, işlem dosyasının bir nüshası ile birlikte aynı süre içinde harcama yetkilisine iletilir.

Maaş ve ücretlerden kesilerek emanete alınan SGK primi, vergi, sendika aidatları, icra  vb.  kesintilerin sistemdeki onayı yapılmış evrakların kontrolü yapılır. Mevzuatına göre kesilen vergiler takip eden ayın yirmi üçüne kadar beyan edilip yirmi altısı akşamına kadar ilgili vergi dairesinin banka hesabına aktarılır.  Kefalet ve sendika aidatları ödemeleri, ilgili ayın sonuna kadar Maliye Bakanlığı Kefalet Sandığı Başkanlığı ve ilgili sendikaların hesabına aktarılır.

Kesin hesap cetvel ve belgeleri, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü tarafından bütçe uygulamasına esas muhasebe kayıtları dikkate alınarak hazırlanır. Genel ve özel bütçeli kurumlarda KBS sisteminden alınan cetvel ve belgeler, izleyen malî yılın Mayıs ayının on beşine kadar Rektör ve Milli Eğitim Bakanı tarafından imzalanmış olarak Maliye Bakanlığına gönderilir.

Bu Kanunun amacı, kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve malî saydamlığı sağlamak üzere, kamu malî yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm malî işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve malî kontrolü düzenlemektir

Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol görevini yürütenler malî işlem sürecinde görev alamazlar.

Ödeme emirleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç dört iş günü içinde incelenir, uygun bulunanlar muhasebeleştirilerek tutarları hak sahiplerinin banka hesabına aktarılır. Eksik veya hatalı olan ödeme emri belgesi ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç, hata veya eksikliğin tespit edildiği günü izleyen iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine Hata ve Noksanı Bulunan Tahakkuk Evrakı Listesi düzenlenerek, yazılı olarak gönderilir. Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimine verilenler, en geç iki iş günü sonuna kadar incelenerek muhasebeleştirme ve ödeme işlemi gerçekleştirilir.